○京都市会マイクロフィルム文書取扱要綱

（趣旨）

第1条　この要綱は、京都市会（以下「市会」という。）の公文書のマイクロフィルムへの撮影、保存及び利用に関し必要な事項を定めるものとする。

（定義）

第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

2　前項各号に掲げるもののほか、この要綱で使用する用語は、京都市会公文書取扱要綱（以下「公文書要綱」という。）において使用する用語の例による。

（撮影する公文書の範囲等）

第3条　マイクロフィルムに撮影する公文書は、永年保存文書及び文書管理責任者がマイクロフィルムに撮影して保存することが必要であると認めた文書とする。ただし、次に掲げるものを除く。

（撮影する公文書の整理及び依頼）

第4条　文書管理責任者は、保管する前条本文の文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書を撮影に支障のないように整理したうえ、マイクロフィルム撮影受託者（以下「撮影受託者」という。）に依頼しなければならない。

2　前項の依頼は、撮影する文書（以下「撮影文書」という。）にマスターフィルム文書撮影依頼書（第1号様式）及び文書撮影・再撮影指示書（第2号様式。以下「撮影指示書」という。）を添えて、行わなければならない。

（撮影）

第5条　文書管理責任者は、撮影文書のマイクロフィルムへの撮影に当たっては、その指名する職員を立ち合わせる等の方法により、撮影受託者に対し、撮影の方法等について適切な指示をしなければならない。

2　文書管理責任者は、撮影受託者に対し、撮影したマイクロフィルムについて、原文書を正しく撮影したことを証明するよう指示しなければならない。

3　前項の証明は、マスターフィルム文書撮影証明書（第3号様式。以下「撮影証明書」という。）を当該マイクロフィルムに撮影することにより行うものとする。

（検収）

第6条　文書管理責任者は、マイクロフィルムの撮影が終了したときは、撮影受託者に対し、速やかに、撮影指示書に所要の事項を記入させ、マスターフィルム文書、原文書及び撮影証明書と共に引き渡すよう指示するものとする。

2　文書管理責任者は、前項の引渡しを受けたときは、速やかに、当該マスターフィルム文書について、撮影証明書に記載されている文書が正しく撮影されており、その内容が当該文書と相違ないことを確認し、及びマイクロフィルムの解像度、マイクロフィルムの外観等について検査を行わなければならない。

3　文書管理責任者は、前項の確認及び検査の結果、マスターフィルム文書が撮影証明書のとおり原文書を撮影していることを確認し、及び当該マスターフィルム文書の撮影状態が良好であると認めたときは、当該マスターフィルム文書を収納するものとする。

4　文書管理責任者は、第2項の確認及び検査の結果、当該マスターフィルム文書を不良と認めたときは、撮影受託者に再撮影させなければならない。

5　前条及び第1項から第3項までの規定は、前項の規定による再撮影について準用する。

（整理）

第7条　マスターフィルム文書は、撮影年度及び撮影指示の番号により整理するものとする。

（保存）

第8条　文書管理責任者は、マスターフィルム文書を、適切な場所において、適切な方法により保存しなければならない。

（マスターフィルム文書台帳）

第9条　文書管理責任者は、マスターフィルム文書について、マスターフィルム文書台帳（第4号様式）を調製し、分類して整理しておかなければならない。

2　文書管理責任者は、第6条第2項（同条第5項並びに第11条第2項及び第3項において準用する場合を含む。）の規定による確認及び検査並びに次条の規定による検査を行ったときは、当該確認及び検査の結果をマスターフィルム文書台帳に記録しなければならない。

（検査）

第10条　文書管理責任者は、マスターフィルム文書について、撮影後6箇月を経過する日の属する月に、その保存状態について検査するものとする。

2　文書管理責任者は、マスターフィルム文書について、毎年、適当な数量を無作為抽出してその保存状態を検査するものとする。

3　前項の検査は、第１項の検査と併せて行うことを妨げない。

（原因の除去又は再撮影等）

第11条　文書管理責任者は、前条の検査の結果、マスターフィルム文書の保存状態が不良であると認めたときは、その原因を除去し、又は不良なマスターフィルム文書に係る原文書の再撮影若しくは不良なマスターフィルム文書を用い良好なマスターフィルム文書の作成（以下「再作成」という。）を行わなければならない。

2　第5条及び第6条の規定は、前項の規定による再撮影について準用する。

3　第6条第2項から第5項までの規定（検査に係るものに限る。）は、第1項の規定による再作成について準用する。この場合において、同条第5項中「前条及び第1項から第3項まで」とあるのは、「第2項及び第3項」と読み替えるものとする。

4　第1項の規定により再作成を行う場合、文書管理責任者は、不良なマスターフィルム文書に活用フィルム文書作成・マスターフィルム文書再作成依頼書（第5号様式）を添えて、撮影受託者に対し、その再作成を依頼しなければならない。

（貸出しの禁止）

第12条　マスターフィルム文書は、貸し出してはならない。ただし、当該マスターフィルム文書を保管している文書管理責任者が特にやむを得ないと認めるときは、この限りでない。

（原文書の引継ぎ及び廃棄）

第13条　文書管理責任者は、原文書については、第11条第1項の規定により再撮影を行う場合を除き、これを廃棄するものとする。

（マスターフィルムの所管換え）

第14条　公文書要綱第39条の規定は、組織改正、事務分掌の変更等により、マスターフィルム文書を保管している文書管理所属が変更した場合の所管換えについて準用する。

（マスターフィルム文書の保存期間及び廃棄等）

第15条　マスターフィルム文書の保存期間は、原文書の保存期間によるものとし、当該マスターフィルム文書を収めている紙箱等の容器に原文書の完結年度、分類記号、保存期間、保存期間が満了する年度その他必要な事項を記載しなければならない。

2　公文書要綱第40条から第43条までの規定は、マスターフィルム文書の廃棄並びに保存期間の短縮及び延長について準用する。

（複製の作成及び依頼）

第16条　文書管理責任者は、永年保存文書を撮影したマスターフィルム文書について、その複製を作成しなければならない。

2　文書管理責任者は、マスターフィルム文書に活用フィルム文書作成・マスターフィルム文書再作成依頼書（第5号様式）を添えて、撮影受託者に対し、その複製の作成を依頼しなければならない。

3　前項の規定は、文書管理責任者が永年保存文書以外のものを撮影したマスターフィルム文書の複製を作成する場合について準用する。

（活用フィルムの保管方法）

第17条　活用フィルム文書は、総務課長が定めるものを除き、当該活用フィルム文書を所管する文書管理所属において保管する。

2　前項に定めるもののほか、活用フィルム文書の整理、保存、検査及び利用については、文書管理責任者（総務課長を除く。）の意見を聴いて総務課長が定めるものとする。

（活用フィルムの所管換え）

第18条　公文書要綱第39条の規定は、活用フィルム文書の所管換えについて準用する。

（活用フィルム文書の保存期間及び廃棄等）

第19条　活用フィルム文書の保存期間は、当該活用フィルム文書の複製元となったマスターフィルム文書の保存期間によるものとし、第15条第1項の規定によりマスターフィルム文書に記載するべき事項を当該活用フィルム文書に記載しなければならない。

2　公文書要綱第40条から第43条までの規定は、活用フィルム文書の廃棄並びに保存期間の短縮及び延長について準用する。

（補則）

第20条　この要綱の実施に関し必要な事項は、総務課長が定める。