目次
第１章 総則（第１条〜第１０条）
第２章 文書の収受（第１１条・第１２条）
第３章 公文書の処理（第１３条〜第２２条）
第４章 決定後の取扱い及び発送（第２３条〜第２６条）
第５章 公文書の保存及び廃棄（第２７条〜第４１条）
第６章 雑則（第４２条・第４３条）
附則 |
| 第１章 総則 |
| （趣旨） |
| 第 | １条 この規程は，別に定めるもののほか，京都市会（以下「市会」という。）における公文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。 |
| （定義） |
| 第 | ２条 この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
| (1) | 課 京都市会事務局規程第１条に規定する課をいう。 |
| (2) | 公文書 京都市会情報公開条例第２条に規定する公文書をいう。 |
| (3) | 電磁的記録 電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。 |
| (4) | 決定書 決定者が決定した公文書をいう。 |
| (5) | 決定 決定者が，決定書案に押印(自署を含む。以下同じ。)し，市会としての意思を確定することをいう。 |
| (6) | 協議 当該事案について，関係機関の意見を求め，必要な調整を行うことをいう。 |
| (7) | 合議 決定書案について関係機関の承認，確認等の押印を必要とする協議をいう。 |
| (8) | 決定者 当該事案について決定し得る権限を有する者をいう。 |
| (9) | 起案責任者 決定書案の作成について責任を負い，決定前に必要な協議を行う者をいう。 |
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| （総務課長の職務） |
| 第 | ３条 総務課長は，市会における公文書に関する事務（以下「文書事務」という。）を統轄するとともに，文書事務の適正化及び迅速化を図るため，課の長（以下「課長」という。）及び文書主任に対し，必要な指示をすることができる。 |
| （課長の職務） |
| 第 | ４条 課長は，当該課における文書事務の責任者として，当該事務の適正化及び迅速化を図るため，必要な措置を採らなければならない。 |
| （文書主任及び文書副主任） |
| 第 | ５条 課に文書主任及び文書副主任を置く。 |
| ２ | 文書主任は，課の庶務を担当する係長（これに準じる者を含む。以下同じ。）をもって充てる。ただし，係長が置かれていないときは，課の庶務を担当する職員のうちから，課長が任命する。 |
| ３ | 文書副主任は，職員の中から課長が任命する。 |
| 第 | ６条 文書主任は，上司の命を受け，課における文書事務を掌理する。 |
| ２ | 文書主任が掌理する事務の概目は，次のとおりとする。
| (1) | 文書（図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。）の収受及び発送に関すること。 |
| (2) | 公文書の審査及び決定手続に関すること。 |
| (3) | 文書事務の処理の促進に関すること。 |
| (4) | 文書事務の改善及び指導に関すること。 |
| (5) | 公文書の整理及び文書の取扱いに関する帳簿又は書類の管理に関すること。 |
| (6) | 公文書の保管及び引継ぎに関すること。 |
| (7) | その他文書の取扱いに関すること。 |
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| ３ | 文書副主任は，文書主任を補佐し，文書主任に事故があるときは，その職務を代理する。ただし，文書副主任が２人以上あるときは，代理の順位は，課長があらかじめ定めるところによる。 |
| （文書主任会議） |
| 第 | ７条 総務課長は，文書事務の適正化及び迅速化を図るため，必要があると認めるときは，文書主任を招集して，文書主任会議を開くことができる。 |
| （文書の取扱いに関する帳簿又は書類） |
| 第 | ８条 文書の取扱いに関する帳簿又は書類は，次のとおりとする。ただし，電磁的記録の取扱いに関する帳簿又は書類については，別に定める。
| (1) | 政務調査課に備える帳簿 市会規則，市会規程，告示，訓令甲番号簿（第１号様式） |
| (2) | 課に備える帳簿又は書類
| ア | 文書発送簿（第２号様式） |
| イ | 文書管理票（第３号様式） |
| ウ | 簿冊リスト（第４号様式） |
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| ２ | 課長は，必要があると認めるときは，前項各号に掲げる帳簿又は書類以外の帳簿又は書類を用いることができる。 |
| （文書の記号及び番号） |
| 第 | ９条 訓令乙，達，指令その他重要と認められる文書については，記号を付するものとする。 |
| ２ | 前項の記号は，次のとおりとする。
| (1) | 総務課 市事総 |
| (2) | 議事課 市事議 |
| (3) | 政務調査課 市事政 |
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| ３ | 市会規則，市会規程，告示及び訓令甲については政務調査課長が，訓令乙，達，指令その他重要と認められる文書については文書主任が，年度ごとに，種類別に番号を付するものとする。 |
| （公示及び令達） |
| 第 | １０条 市会の公示及び令達の種別は，次のとおりとする。
| (1) | 市会規則 法令の規定により規則となるもの |
| (2) | 市会規程 市会の権限に属する事務に関し定める規程で，前号に掲げるもの以外のもの |
| (3) | 告示 一般又は一部に公示するもので重要なもの |
| (4) | 公告 一般又は一部に公示するもの |
| (5) | 訓令甲 指揮命令するもので例規となるもの |
| (6) | 訓令乙 指揮命令するもので例規とならないもの |
| (7) | 達 団体又は個人に対し示達するもの |
| (8) | 指令 申請に対し指示するもの |
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| 第２章 文書の収受 |
| （文書主任による収受文書の取扱い） |
| 第 | １１条 文書主任は，文書交換所（京都市公文書取扱規程第１３条第１項に規定する文書交換所をいう。以下同じ。）から文書の配布を受けたときは，当該文書に収受日付印を押印しなければならない。ただし，保存期間が１年未満の文書で軽易なもの及び収受日付印を押さないことが適当と認められる文書にあっては，収受日付印の押印を省略することができる。 |
| ２ | 文書主任は，文書交換所から配布を受けた文書でその所管に属しないものがあるときは，直ちに文書交換所に回付しなければならない。 |
| ３ | 文書主任は，文書交換所を経ずに文書を収受したときは，前２項の規定により処理する。 |
| （電磁的記録の収受） |
| 第 | １２条 前条の規定にかかわらず，電磁的記録の収受については，別に定めるところによる。 |
| 第３章 公文書の処理 |
| （文書管理票の記載） |
| 第 | １３条 文書主任は，別に定めるところにより，電磁的記録以外の公文書にあっては文書管理票に，電磁的記録である公文書にあっては別に定める帳簿に，必要事項を記入しなければならない。ただし，保存期間が１年未満の公文書で，取得し，又は作成した日と完結する日の間が１年以内であるものについては，この限りでない。 |
| （決定書案の作成） |
| 第 | １４条 決定者は，収集した情報に基づき，起案責任者に対して方針を示し，決定書案の作成を命じるものとする。 |
| ２ | 前項の規定にかかわらず，軽易又は定例的な事案については，決定者の命を受けることなく，決定書案を作成することができる。 |
| 第 | １５条 公文書を作成して意思決定を行う場合は，別に定めがある場合を除き，決定書・供覧書用紙（第５号様式）を用い，次の各号に定めるところにより決定書案を作成しなければならない。ただし，軽易な事案は，余白の利用その他の方法により処理することができる。
| (1) | 決定書案には，件名を標記し，本文，理由，経過，参考事項を簡潔に記載すること。内容が複雑な場合は，できるだけ箇条書にすること。 |
| (2) | 用語及び用字は，簡明かつ平易なものを用い，主要事項を訂正したときは，押印すること。 |
| (3) | 関連のある事案はなるべく併記し，準拠法令その他の参考資料は要旨を抜き書きして添えること。 |
| (4) | 起案責任者は，別表第１に掲げる決定者の区分に応じ，同表に掲げる者とすること。 |
| (5) | 特に注意を要する決定書案は と，至急の処理を要するものは と朱書すること。 |
| (6) | 機密を要するものは，その欄外に と朱書し，封筒に入れる等機密を保持するために必要な措置を講じること。 |
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| ２ | 副申を要しない経由文書及び定例的な事案の処理については，文書進達簿（第６号様式）をもって決定書案に代えることができる。 |
| （決定書案の押印） |
| 第 | １６条 決定書案の承認，確認等をした者は，当該決定書案の所定の欄に押印しなければならない。 |
| （事前協議） |
| 第 | １７条 起案責任者（事務局長及び次長を除く。以下同じ。）は，決定書案を作成する場合において，当該事案が他の課が所管する事務に必然的に関連するときは，電話による連絡，会議等により，当該課と協議するものとする。 |
| ２ | 前項の規定による協議は，起案責任者と同等の職にある者と行うものとする。ただし，決定者が必要があると認めるときは，更に上位の職にある者と行うものとする。 |
| ３ | 第１項の規定により協議を行った場合は，協議先を当該決定書案に記入するものとする。 |
| （合議） |
| 第 | １８条 前条第１項の規定にかかわらず，起案責任者は，決定書案について特に他の機関の承認，確認等を求める必要がある場合は，当該決定書案を当該機関に回付して，合議するものとする。この場合においては，前条第２項の規定を準用する。 |
| ２ | 合議先における押印は，係長以上の者が行うものとする。ただし，記帳を要するものその他特に必要なものについては，この限りでない。 |
| （決定書案の協議） |
| 第 | １９条 合議を受けた決定書案は，速やかにこれを処理しなければならない。 |
| ２ | 合議を受けた決定書案について意見のあるときは，起案責任者と協議し，意見の一致しないときは，その意見を添えて起案責任者に回付しなければならない。 |
| ３ | 協議を経た後，決定書案の要旨を改正したときは協議先に承認を求め，廃案となったときはその旨を協議先に通知しなければならない。 |
| （決定後に回付を要する場合） |
| 第 | ２０条 合議を受けた決定書案で，決定後実施する前に回付を受けることが必要であるものは，当該決定書案の欄外に， と記載しなければならない。 |
| ２ | 前項の規定による決定書の回付を受けたときは，直ちに処理し，主管する文書主任に返付しなければならない。 |
| （代決及び後閲） |
| 第 | ２１条 決定者に事故があるときは，その職務を代理する者が，決定者が押印すべき欄に代と記入し，代決することができる。 |
| ２ | 前項の規定により代決した決定書については，決定者が出勤した際，直ちに閲覧に供さなければならない。 |
| ３ | 決定書案に押印することとされている者（決定者を除く。）に事故があり，かつ，緊急を要するときは，当該押印欄に後閲と記入し，決定を受けることができる。 |
| ４ | 前項の規定により後閲と記入された決定書又は決定書案は，押印することとされている者が出勤した際，直ちに閲覧に供し，押印を受けなければならない。 |
| （供覧） |
| 第 | ２２条 収受し，又は作成した公文書で，上司の閲覧に供する必要があると認められるものは，決定書・供覧書用紙を用い，必要な場合は，その要旨を簡明に記載して，速やかに上司の閲覧に供さなければならない。ただし，軽易又は定例的なものは，余白の利用その他の方法により処理することができる。 |
| ２ | 前項の規定により上司の閲覧に供する文書の処理については，第１８条第２項，前条第３項及び第４項並びに次条の規定を準用する。 |
| 第４章 決定後の取扱い及び発送 |
| （決定書の取扱い） |
| 第 | ２３条 決定を受けた決定書は，主管する文書主任が決定年月日を記入するものとする。 |
| （決定後回覧） |
| 第 | ２４条 決定者は，決定した事項を関係機関に通知する場合において，特に必要があると認めるときは，当該決定書を当該関係機関に回覧するものとする。この場合においては，第１８条第２項の規定を準用する。 |
| （掲示を要する文書の取扱い） |
| 第 | ２５条 文書主任は，市役所及び区役所の掲示場に掲示することを要する文書については，掲示する日の３日前までに総務局総務部文書課に送付しなければならない。ただし，総務課長が総務局総務部文書課長と協議してやむを得ないと認めたときは，この限りでない。 |
| （発送文書の取扱い） |
| 第 | ２６条 庁外に発送する文書には，議長その他権限を有する者の職及び氏名を表示する。ただし，氏名を表示することが適当でないと認められる場合は，その表示を省略することができる。 |
| ２ | 文書主任は，訓令乙，達，指令その他重要と認められる文書については，文書発送簿に記載したうえ，発送しなければならない。この場合において，当該文書が達，指令その他特に重要と認められる文書であるときは，公印を押すものとする。 |
| ３ | 文書主任は，発送を要する文書のうち，機密を要する文書については，これを封筒に入れ，これに（秘）と記載する等機密を保持するために必要な措置を採らなければならない。 |
| ４ | 前２項の規定にかかわらず，電磁的記録により発送する文書の取扱いについては，別に定める。 |
| 第５章 公文書の保存及び廃棄 |
| （公文書の完結） |
| 第 | ２７条 公文書は，次の各号に掲げる区分に応じ，当該各号に掲げる日に完結するものとする。
| (1) | 公示，令達又は発送を要する公文書 公示，令達又は発送をした日 |
| (2) | 争訟に関する公文書 争訟が終結した日 |
| (3) | 契約に関する公文書 契約を締結した日 |
| (4) | 前３号に掲げる公文書以外の決定書又は供覧書 決定又は閲覧の手続が終了した日 |
| (5) | 帳簿類 当該帳簿類の閉鎖の日。ただし，加除式の帳簿類から除冊されたものにあっては，当該帳簿類から除冊された日 |
| (6) | その他の公文書 当該公文書を執務の用に供さなくなった日 |
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| （保存期間） |
| 第 | ２８条 公文書の保存期間は，別表第２の左欄に掲げる公文書の区分に応じ，それぞれ同表の右欄に掲げる期間を基準として定めるものとする。 |
| ２ | 公文書の保存期間（１年未満のものを除く。）は，公文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の４月１日から起算する。 |
| （文書保存分類表等） |
| 第 | ２９条 総務課長は，課並びに事務及び事業の内容等による公文書の分類，分類記号（公文書の検索の便に資するため，当該公文書の分類に従い定められる記号をいう。以下同じ。）及び保存期間を記載した文書保存分類表を作成しなければならない。 |
| （公文書の整理） |
| 第 | ３０条 職員は，完結していない公文書については，一定の場所に収納し，常にその所在を明らかにしておかなければならない。 |
| ２ | 職員は，その担当事務に係る公文書が完結したときは，速やかに，当該公文書に保存期間及び分類記号を記入しなければならない。ただし，決定書又は供覧書以外の文書及び第１５条第１項ただし書又は第２２条第１項ただし書の規定により余白の利用その他の方法により処理した文書は，この限りでない。 |
| ３ | 職員は，完結した公文書（以下「完結文書」という。）を文書主任に引き継がなければならない。 |
| （文書主任による完結文書の整理） |
| 第 | ３１条 文書主任は，公文書の分類，完結した日の属する年度（以下「完結年度」という。）及び保存期間が同一である完結文書を取りまとめ，文書管理票を付け，文書管理票に記載した順に文書保存ファイル（第７号様式）にとじなければならない。ただし，文書の形状，性質等によりこれにより難い場合は，この限りでない。 |
| ２ | 文書主任は，文書保存ファイルに，簿冊名，完結年度，分類記号，保存期間，保存期間が満了する年度（永年保存文書（保存期間が永年である文書をいう。以下同じ。）を除く。）及び主管する課の名称を記入しなければならない。 |
| ３ | 文書保存ファイルの色は，当該ファイルにとじる完結文書の保存期間に応じ，次の各号に掲げる色としなければならない。
| (1) | 永年 赤色 |
| (2) | １０年 白色 |
| (3) | ８年 白色（表紙及び背表紙に赤色のシールをちょう付すること。） |
| (4) | ５年 黄色 |
| (5) | ４年 黄色（表紙及び背表紙に赤色のシールをちょう付すること。） |
| (6) | ３年 緑色 |
| (7) | １年 青色 |
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| ４ | 前３項の規定にかかわらず，完結文書を文書保存ファイルにとじることが適当でないと認められるときは，文書主任は，完結文書を他のファイルにとじることができる。この場合において，文書主任は，当該ファイルに，第２項に規定する事項を記入するとともに，当該ファイルの背表紙に，当該ファイルにとじる完結文書の保存期間に応じ，前項各号に掲げる色の印（同項第３号及び第５号に掲げる色とすべきファイルにあっては，当該各号に掲げる色の印及びシール）を付けなければならない。 |
| ５ | 前各項の規定にかかわらず，保存期間が１年未満である完結文書の保存については，別に定める。 |
| （簿冊リストの調製） |
| 第 | ３２条 文書主任は，当該課等が保管する簿冊（前年度以前に完結した公文書に係る簿冊を除く。）について，年度ごとに簿冊リストを調製しなければならない。 |
| （文書主任による簿冊リストの写しの提出） |
| 第 | ３３条 文書主任は，完結文書（保存期間が１年未満の公文書を除く。）に係る簿冊について，簿冊リストの写しを作成し，当該公文書の完結年度の翌年度に，速やかに総務課長に提出しなければならない。 |
| （文書主任による完結文書の保管） |
| 第 | ３４条 文書主任は，完結文書を適切に保管しなければならない。 |
| （公文書簿冊目録） |
| 第 | ３５条 総務課長は，第３３条の規定により提出された簿冊リストの写しを基に，保存期間，分類記号及び簿冊名を記載した公文書簿冊目録を毎年度調製しなければならない。 |
| （保管文書の借受け） |
| 第 | ３６条 保管中の完結文書を借り受けようとする職員は，当該完結文書を保管する文書主任が調製する保管文書貸出簿（第８号様式）に文書名，所属，氏名等を記載し，その承認を受けなければならない。 |
| ２ | 文書主任は，必要があると認めるときは，貸出しの期間中においても，当該完結文書の返還を求めることができる。 |
| （完結文書の廃棄の決定） |
| 第 | ３７条 文書主任は，保存期間が満了した完結文書を点検したうえ，事務局長による廃棄の決定を受けなければならない。 |
| ２ | 前項の規定にかかわらず，保存期間が１年未満の公文書にあっては，文書主任は，当該公文書が完結した後保存の必要がないと認めるときは，随時廃棄することができる。 |
| ３ | 文書主任は，保存期間が満了していない完結文書（永年保存文書を含む。）で，現に保存の必要がないものについて，総務課長と合議したうえ，事務局長の廃棄の決定を受けることができる。 |
| （完結文書の廃棄の特例） |
| 第 | ３８条 前条第１項又は第３項の規定により廃棄の決定を受けようとする完結文書のうち，総務課長が特別の理由があると認める公文書に係る取扱いについては，第３４条並びに前条第１項及び第３項の規定にかかわらず，別に定める。 |
| （廃棄を決定した完結文書の処理） |
| 第 | ３９条 文書主任は，第３７条第１項又は第３項の規定により廃棄の決定を受けた完結文書のうち，機密を要する公文書については裁断，焼却その他の適当な方法により廃棄し，その他の公文書については会計室に引き継がなければならない。 |
| （保存期間の満了後の保存） |
| 第 | ４０条 文書主任は，保存期間が満了した後もなお保存の必要がある完結文書があるときは，更に期間を定めて，これを保存することができる。この場合においては，文書主任は，当該完結文書にその旨を朱書しなければならない。 |
| （電磁的記録の保存及び廃棄） |
| 第 | ４１条 第２７条から前条までの規定にかかわらず，電磁的記録の保存及び廃棄については，別に定めるところによる。 |
| 第６章 雑則 |
| （処理状況の調査） |
| 第 | ４２条 総務課長は，随時，課の文書処理状況を調査することができる。 |
| （補則） |
| 第 | ４３条 この規程において別に定めることとされている事項及びこの規程の施行に関し必要な事項は，総務課長が定める。 |