| （趣旨） |
| 第 | １条 京都市立の学校及び幼稚園（以下「学校」という。）における公文書（京都市情報公開条例第２条第２項に規定する公文書をいう。以下同じ。）の取扱いについては，別に定めがあるもののほか，この訓令の定めるところによる。 |
| （文書主任） |
| 第 | ２条 学校に文書主任を置く。 |
| ２ | 文書主任は，当該職員の中から校長（園長を含む。以下同じ。）が任命する。 |
| ３ | 文書主任は，上司の命を受け，文書の収受，処理，発送，保存その他一切の文書事務を掌理する。 |
| （文書副主任） |
| 第 | ３条 学校に文書副主任を置くことができる。 |
| ２ | 文書副主任は，当該職員の中から校長が任命する。 |
| ３ | 文書副主任は，文書主任を補佐し，文書主任に事故あるときは，その職務を代理する。 |
| （文書処理の年度） |
| 第 | ４条 公文書の処理に関する年度は，４月１日から翌年３月31日までとする。 |
| （文書の収受） |
| 第 | ５条 学校に到達した文書は，文書主任において収受し，次の各号に定めるところにより処理するものとする。
| (1) | 機密又は親展とする旨の表示のある文書は，開封することなく名あて人に配布しなければならない。この場合において，名あて人は，必要と認めるときは当該文書を次号の例により処理しなければならない。 |
| (2) | 学校あての文書は，これを開封し，収受日付印を押印し，文書処理簿（第１号様式）に登載するとともに，校長の閲覧に供さなければならない。ただし，軽易な公文書その他別に定めるものについては，収受日付印の押印及び文書処理簿への登載を要しない。 |
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| （収受文書の取扱い） |
| 第 | ６条 校長は，収受した文書を閲覧のうえ，自ら処理するものを除き，処理方針及び処理期限を定めてその事案の処理を担当する者（以下「担当者」という。）に指示し，処理させなければならない。 |
| （公文書の作成） |
| 第 | ７条 回答，報告その他必要と認める文書は，校長の決定を受けなければならない。 |
| ２ | 文書を校長までの閲覧に供し，又は校長の決定を受けようとするときは，決定（供覧）書（第２号様式）を用いてこれを行うものとする。ただし，軽易又は定例的なものは，余白の利用その他の方法により処理することができる。 |
| （公文書の発送） |
| 第 | ８条 発送を要する公文書（以下「発送文書」という。）は，文書処理簿に登載のうえ，発送年月日を記載して発送しなければならない。ただし，軽易な公文書その他別に定めるものについては，文書処理簿への登載を要しない。 |
| ２ | 発送文書は，公印を押さなければならない。ただし，文書の性質上不要と認めるものは，この限りでない。 |
| （公文書の管理） |
| 第 | ９条 公文書は，別に定める学校文書保存分類表（以下「保存分類表」という。）に基づき分類し，必要に応じて目的のものが取り出せるよう整理し，及び管理しなければならない。 |
| ２ | 非常の場合に持出しを要する公文書は，「非常持出」の表示をしておかなければならない。 |
| （公文書の完結日） |
| 第 | 10条 公文書は，次の各号に掲げる区分に応じ，当該各号に掲げる日に完結するものとする。
| (1) | 発送を要する公文書 発送をした日 |
| (2) | 契約に関する公文書 契約を締結した日 |
| (3) | 前２号に掲げる公文書以外の決定書又は供覧書 決定又は供覧の手続きが終了した日 |
| (4) | 帳簿類 当該帳簿の閉鎖の日。ただし，加除式の帳簿類から除冊されたものにあっては，当該帳簿類から除冊された日 |
| (5) | その他の公文書 当該文書を執務の用に供さなくなった日 |
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| （完結文書の保存期間） |
| 第 | 11条 完結した公文書（以下「完結文書」という。）の保存期間は，保存分類表の定めるところによる。 |
| ２ | 完結文書の保存期間は，完結日の属する年度（以下「完結年度」という。）の翌年度から起算する。 |
| （完結文書の整理） |
| 第 | 12条 担当者は，公文書の分類，完結年度及び保存期間が同一である完結文書を取りまとめ，文書管理票（第３号様式）を付け，文書管理票に記載した順にファイルにとじなければならない。 |
| ２ | 担当者は，ファイルに完結年度，分類記号（公文書の検索の便に資するため，文書の種類に応じ別に定める記号をいう。以下同じ。），簿冊名，保存期間及び保存期間が満了する年度（永年保存文書（保存期間が永年である文書をいう。）にあっては，文書主任に引き継ぐ年度）を記入し，これを文書主任に引き継がなければならない。 |
| ３ | ファイルの色は，当該ファイルにとじる完結文書の保存期間に応じ，次の各号に掲げる色としなければならない。ただし，これによりがたい場合は，当該ファイルに前項に規定する事項に記入するとともに，当該ファイルの目立つ位置に，次の各号に掲げる色の印を付けなければならない。
| (1) | 永年 赤色 |
| (2) | 10年 白色 |
| (3) | ５年 黄色 |
| (4) | ３年 緑色 |
| (5) | １年 青色 |
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| ４ | 前３項の規定にかかわらず，保存期間が１年未満である完結文書の保存については，別に定める。 |
| （保存文書台帳） |
| 第 | 13条 文書主任は，保管する簿冊（前年度以前に完結した公文書に係る簿冊を除く。）について，保存文書台帳（第４号様式）に保存期間，分類記号及び簿冊名を記載しなければならない。ただし，別に定める簿冊については保存文書台帳への記載を要しない。 |
| ２ | 保存文書台帳は，年度ごとに調製しなければならない。 |
| （完結文書の廃棄） |
| 第 | 14条 文書主任は，保存期間が満了した完結文書を点検のうえ，校長による廃棄の決定を受けなければならない。 |
| ２ | 文書主任は，保存期間が満了した後もなお保存の必要がある完結文書があるときは，更に期間を定めて，これを保存することができる。 |
| ３ | 前２項の規定により廃棄し，又は保存するときは，保存文書台帳にその旨を記載しなければならない。 |
| ４ | 前３項の規定にかかわらず，別に定める公文書にあっては，文書主任は，当該文書が完結した後保存の必要がないと認めるときは，随時廃棄することができる。 |
| （電磁的記録等の取扱い） |
| 第 | 15条 電磁的記録及び電子決裁についての取扱いについては別に定める。 |
| （補則） |
| 第 | 16条 この訓令において別に定めることとされている事項及びこの訓令の施行に関し必要な事項は，総務部調査課長が定める。 |
| 附 則 |
| （施行期日） |
| １ | この訓令は，平成15年1月1日から施行する。 |
| （経過措置） |
| ２ | 第５条の収受日付印の押印については，平成15年３月31までに限り，収受日及び収受した旨を記載することで収受日付印の押印に代えることができる。 |
| ３ | 保存文書台帳の様式については，当分の間，従前の様式を使用することができる。 |
| ４ | この訓令の施行に関し必要な経過措置は，総務部調査課長が定める。 |