目次 |
| 第1章 総則(第1条〜第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条〜第13条)
第3章 公文書の処理(第14条〜第26条)
第4章 決定後の取扱い及び発送(第27条〜第33条)
第5章 公文書の保存及び廃棄(第34条〜第45条)
第6章 雑則(第46条・第47条)
附則 |
第1章 総則 |
(趣旨) |
第 | 1条 この規程は,別に定めるもののほか,京都市消防局(以下「局」という。)及び消防署(以下「署」という。)における公文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。 |
(定義) |
第 | 2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) | 文書統轄課 局については総務部庶務課を,署については総務課をいう。 |
(2) | 公文書 京都市情報公開条例第2条第2号に規定する公文書をいう。 |
(3) | 電磁的記録 電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。 |
(4) | 局内文書 局の部(室及び学校を含む。以下同じ。),課及び署の相互間において発送し,又は収受する文書をいう。 |
(5) | 庁内文書 局又は署と本市行政機関相互において発送し,又は収受する文書で局内文書以外のものをいう。 |
(6) | 庁外文書 局の部,課及び署において発送し,又は収受する文書で,局内文書及び庁内文書以外のものをいう。 |
(7) | 決定書 決定者が決定した公文書をいう。 |
(8) | 決定 決定者が,決定書案に押印(自署を含む。以下同じ。)し,行政機関としての意思を確定することをいう。 |
(9) | 協議 当該事案について,関係のある局の部,課及び署並びに本市行政機関(以下「関係行政機関」という。)の意見を求め,必要な調整を行うことをいう。 |
(10 | ) 合議 決定書案について,関係行政機関の承認,確認等の押印を必要とする協議をいう。 |
(11 | ) 決定者 当該事案について,決定し得る権限を有する者をいう。 |
(12 | ) 起案責任者 決定書案の作成について責任を負い,決定前に必要な協議を行う者をいう。 |
|
(庶務課長の職務) |
第 | 3条 総務部庶務課長(以下「庶務課長」という。)は,局及び署における公文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を統轄するとともに,文書事務の適正化及び迅速化を図るため,文書統轄課の長(以下「文書統轄課長」という。),文書管理者及び文書主任に対し,必要な指示をすることができる。 |
(文書統轄課長の職務) |
第 | 4条 文書統轄課長は,文書事務を統轄するとともに,文書事務の適正化及び迅速化を図るため,局の文書統轄課長にあっては文書管理者に,署の文書統轄課長にあっては文書主任及び文書副主任に対し,必要な指示をすることができる。 |
(文書管理者) |
第 | 5条 局の課に文書管理者を置く。 |
2 | 文書管理者は,課長をもって充てる。 |
3 | 文書管理者は,その所属における文書事務の適正化及び迅速化に務め,文書主任及び文書副主任に対し,必要な指示をすることができる。 |
(文書主任及び文書副主任) |
第 | 6条 局の課,署及び醍醐消防分署(以下「課等」という。)に文書主任及び文書副主任を置く。 |
2 | 文書主任にあっては当該課等の庶務を担当する係長(これに準じる者を含む。)を,文書副主任にあっては当該課等の庶務を担当する職員のうちから,所属長が指名した者をもって充てる。 |
3 | 文書主任は,上司の命を受け,課等における次の各号に掲げる文書事務を掌理する。
(1) | 文書(図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。)の収受及び発送に関すること。 |
(2) | 公文書の審査及び決定手続に関すること。 |
(3) | 文書事務の処理の促進に関すること。 |
(4) | 文書事務の改善及び指導に関すること。 |
(5) | 公文書の整理及び文書の取扱いに関する帳簿又は書類の管理に関すること。 |
(6) | 公文書の保管及び引継ぎに関すること。 |
(7) | 前各号に掲げるもののほか,文書の取扱いに関すること。 |
|
4 | 文書副主任は,文書主任を補佐し,文書主任に事故があるときは,その職務を代理する。 |
(文書管理会議) |
第 | 7条 庶務課長は,文書事務の適正化及び迅速化を図るため,必要があると認めるときは,文書統轄課長及び文書管理者を招集して,文書管理会議を開くことができる。 |
(文書取扱いに関する帳簿又は書類) |
第 | 8条 課等に次の各号に掲げる帳簿(第1号及び第2号に掲げる帳簿にあっては,文書統轄課に限る。)又は書類を置く。ただし,電磁的記録の取扱いに関する帳簿又は書類については,別に定める。
(1) | 公示令達簿(第1号様式) |
(2) | 文書配布簿(第2号様式) |
(3) | 文書発送簿(第3号様式) |
(4) | 文書受渡簿(第4号様式) |
(5) | 文書管理票(第5号様式) |
(6) | 簿冊リスト(第6号様式) |
(7) | 保管文書貸出簿(第7号様式) |
|
2 | 課等の長は,必要があると認めるときは,前項各号に掲げる帳簿又は書類以外の帳簿又は書類を用いることができる。 |
(公示及び令達) |
第 | 9条 局の公示及び令達の種類は,次の各号に掲げるとおりとする。
(1) | 告示 一般又は一部に公示するもので重要なもの |
(2) | 公告 一般又は一部に公示するもの |
(3) | 訓令甲 法令に基づき,局の部,課及び署に令達するもので例規となるもの |
(4) | 訓令乙 局の部,課及び署に令達するもので例規となるもの |
(5) | 局達 局の部,課及び署に示達するもの |
(6) | 達 団体又は個人に対し示達するもの |
(7) | 指令 申請に対して指示するもの |
|
2 | 署の公示及び令達の種類は,次の各号に掲げるとおりとする。
(1) | 公告 一般又は一部に公示するもの |
(2) | 達 団体又は個人に対し示達するもの |
(3) | 指令 申請に対し指示するもの |
(4) | 訓示 職員に対し指揮命令するもの |
|
3 | 公示及び令達(公告及び局達を除く。)には,文書統轄課において,文書処理の年度ごとに,種類別に番号を付すものとする。 |
第2章 文書の収受及び配布 |
(到達文書の処理) |
第 | 10条 文書統轄課において,到達した文書(以下「到達文書」という。)の処理は,次の各号に掲げるところにより行わなければならない。
(1) | 機密又は親展とする旨の表示がある文書は,その封筒に収受日付印(第8号様式)を押し,文書配布簿に記載し,受領印を徴して文書主任に配布すること。 |
(2) | 書留郵便物及び訴訟に関する文書その他の到達した日時が権利の得喪に関係のある文書は,前号の規定による処理のほか,その封筒に収受の時刻を記入し,取扱者が押印するとともに,直ちに局にあっては主管する文書主任に,署にあっては主管する係長(これに準じる者を含む。)に配布すること。 |
(3) | 前2号に規定する文書以外の文書は,そのまま主管する文書主任に配布すること。 |
|
2 | 配布先が不明確な文書は,開封したうえ配布するものとし,配布先を定め難いときは,文書統轄課長が配布先を定めるものとする。 |
第 | 11条 課等における文書主任の到達文書の処理は,次の各号に掲げるところにより行わなければならない。
(1) | 到達文書は,開封し,収受日付印を押印すること。ただし,局内文書,保存期間が1年未満の文書で軽易なもの及び収受日付印を押さないことが適当と認められる文書にあっては,収受日付印の押印を省略することができる。 |
(2) | 前号に規定する収受の処理をした文書(以下「収受文書」という。)は,主管する係長(これに準じる者を含む。)に配布すること。 |
(3) | 文書統轄課を経ずに前条第1項第1号及び第2号に該当する文書を収受したときは,直ちに文書統轄課に回付すること。 |
|
(勤務時間外の到達文書の処理) |
第 | 12条 文書統轄課の勤務時間外における到達文書の処理は,局にあっては消防指令センターに勤務する職員及び消防局長(以下「局長」という。)が指名する者,署にあっては当番員が収受するものとする。 |
2 | 前項の文書を収受したときは,文書統轄課に引き継がなければならない。ただし,急を要すると認めるものについては,速やかに当該文書の内容について主管する課長に報告し,指示を受けるものとする。 |
(電磁的記録の収受) |
第 | 13条 前3条の規定にかかわらず,電磁的記録の収受については,別に定めるところによる。 |
第3章 公文書の処理 |
(文書管理票の記載) |
第 | 14条 文書主任は,別に定めるところにより,電磁的記録以外の公文書にあっては文書管理票に,電磁的記録である公文書にあっては別に定める帳簿に,必要事項を記入しなければならない。ただし,保存期間が1年未満の公文書で,取得し,又は作成した日と完結する日の間が1年以内であるものについては,この限りでない。 |
(決定書案の作成) |
第 | 15条 決定者は,収集した情報に基づき,起案責任者に対して方針を示し,決定書案の作成を命じるものとする。 |
2 | 前項の規定にかかわらず,軽易又は定例的な事案については,決定者の命を受けることなく,決定書案を作成することができる。 |
第 | 16条 公文書を作成して意思決定を行う場合は,別に定めがある場合を除き,決定書・供覧書用紙(第9号様式)を用い,次の各号に掲げるところにより決定書案を作成しなければならない。
(1) | 決定書案には,件名を標記し,本文,理由,経過,参考事項等を簡潔に記載し,内容が複雑な場合は,できるだけ箇条書にすること。 |
(2) | 用語及び用字は,簡明かつ平易なものを用いること。 |
(3) | 記載事項を訂正したときは,押印すること。 |
(4) | 関連のある事案はなるべく併記し,準拠法令その他の参考資料は要旨を抜き書きして添えること。 |
(5) | 決定書の決定区分並びに各区分に対応する決定者及び起案責任者は,それぞれ別表のとおりとし,決定書・供覧書用紙の決定区分の欄の該当する箇所を○印で囲むこと。 |
(6) | 特に注意を要する決定書案はと,至急の処理を要するものはと,市会に付議すべきものはとその欄外に朱書すること。 |
(7) | 機密を要するものは,その欄外にと朱書し,封筒に入れる等機密を保持するために必要な措置を講じること。 |
|
(軽易又は定例的な事案の場合の処理) |
第 | 17条 軽易又は定例的な事案は,余白に必要事項を記載し,又は代案文書処理印(第10号様式)を押し,決定を受けることができる。 |
(決定書案の押印) |
第 | 18条 決定書案の承認,確認等をした者は,当該決定書案の所定の欄に押印しなければならない。ただし,当該事務を担当する者以外の者の押印は,避けなければならない。 |
(事前協議) |
第 | 19条 起案責任者は,決定書案を作成する場合において,当該事案が他の関係行政機関が所管する事務に必然的に関連するときは,電話による連絡,会議等により,当該行政機関と協議するものとする。 |
2 | 前項の規定による協議は,起案責任者と同等の職にある者と行うものとする。ただし,決定者が必要があると認めるときは,更に上位の職にある者と行うものとする。 |
3 | 第1項の規定により協議を行った場合は,協議先を当該決定書案に記入するものとする。 |
(合議) |
第 | 20条 前条第1項の規定にかかわらず,起案責任者は,別に定める場合又は決定書案について特に他の関係行政機関の承認,確認等を求める必要がある場合は,当該決定書案を当該行政機関に回付して,合議するものとする。この場合において,前条第2項の規定を準用する。 |
2 | 合議先における押印は,係長以上の者が行うものとする。ただし,記帳を要するものその他特に必要なものについては,この限りでない。 |
(市会議案,規則等に係る合議) |
第 | 21条 市会議案,規則,局の公示及び令達(公告を除く。)その他重要な事項に係る決定書案は,課等の文書主任を経て,総務部企画課(以下「企画課」という。)及び局の文書統轄課に合議しなければならない。この場合において,当該事案が他の関係行政機関の所管事務と関連するときは,当該関係行政機関と協議し,又は合議した後,決定書案を企画課及び局の文書統轄課に回付するものとする。 |
(決定書案の協議) |
第 | 22条 合議のために回付を受けた決定書案は,速やかにこれを処理しなければならない。 |
2 | 合議を受けた決定書案について意見があるときは,起案責任者と協議のうえ調整するものとし,意見が一致しないときは,当該意見を添えて起案責任者に回付しなければならない。 |
3 | 協議が終了した後,決定書案の要旨を改正したときは当該協議先に承認を求め,廃案となったときはその旨を当該協議先に通知しなければならない。 |
(再回付を要する場合) |
第 | 23条 合議を受けた決定書案で,決定後再回付を受けることが必要であるものは,当該決定書案の欄外にと朱書しなければならない。 |
2 | 前項の規定による決定書の回付を受けたときは,速やかにこれを処理し,取扱者が押印のうえ,主管する文書主任に返付しなければならない。 |
(決定の手続) |
第 | 24条 局長の決定を受ける手続は,局の文書統轄課において行う。ただし,機密に属し,特に慎重な取扱いを要するもの又は緊急の処理を要するものは,起案責任者又は起案責任者の指名する者が携帯して決定を受けなければならない。 |
(代決及び後閲) |
第 | 25条 決定者に事故があるときは,その職務を代理する者が,決定者が押印すべき欄に代と記入し,代決することができる。 |
2 | 前項の規定により代決した決定書については,決定者が出勤した際,直ちに閲覧に供さなければならない。 |
3 | 決定書案に押印することとされている者(決定者を除く。)に事故があり,かつ,緊急を要するときは,当該押印欄に後閲と記入し,決定を受けることができる。 |
4 | 前項の規定により後閲と記入された決定書又は決定書案は,押印することとされている者が出勤した際,直ちに閲覧に供し,押印を受けなければならない。 |
(供覧) |
第 | 26条 収受文書その他の文書で,上司の閲覧に供する必要があると認められるものは,決定書・供覧書用紙を用い,必要な場合は,その要旨を簡明に記載して,速やかに上司の閲覧に供さなければならない。ただし,軽易又は定例的なものは,余白の利用その他の方法により処理することができる。 |
2 | 前項の規定により上司の閲覧に供する文書の処理については,第20条第2項,第24条,前条第3項及び第4項並びに次条の規定を準用する。 |
第4章 決定後の取扱い及び発送 |
(決定書の取扱い) |
第 | 27条 局長の決定を受けた決定書は,局の文書統轄課において決定年月日を記入し,主管する文書主任に返付するものとする。 |
2 | 前項の決定書以外の決定書は,主管する文書主任が決定年月日を記入するものとする。 |
(決定後回覧) |
第 | 28条 決定者は,決定した事項を関係行政機関に通知する場合において,特に必要があると認めるときは,当該決定書を当該関係行政機関に回覧するものとする。この場合において,第20条第2項及び第24条の規定を準用する。 |
(市会議案の取扱い) |
第 | 29条 市会議案で決定を受けたものは,速やかに主管する文書主任においてその原稿を作成し,決定書と共に局の文書統轄課を経て総務局長に送付しなければならない。 |
(掲示を要する文書の取扱い) |
第 | 30条 文書主任は,市役所及び区役所の掲示場に掲示することを要する文書については,掲示する日の3日前までに総務局総務部文書課(以下「文書課」という。)に送付しなければならない。 |
(例規類の決定書の取扱い) |
第 | 31条 条例及び規則の制定又は改廃の決定書が主管する文書主任に返付されたときは,速やかに当該決定書を文書課に送付しなければならない。 |
2 | 前項の条例及び規則の決定書が完結したときは,主管する文書主任においてその謄本を作成のうえ,局の文書統轄課に送付しなければならない。 |
3 | 完結した告示,訓令甲及び訓令乙の決定書は,局の文書統轄課に送付しなければならない。 |
4 | 完結した署の公示及び令達の決定書は,署の文書統轄課において保存しなければならない。 |
(発送文書の取扱い) |
第 | 32条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は,文書主任が,次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) | 監督庁への許認可の申請その他重要と認められる庁外文書,庁内文書及び局内文書については,文書発送簿に記載し,記号及び番号(「発消課名又は署名のかしら字第 号」とし,番号については,文書の処理の年度当初から順に付する。)並びに発送年月日を記入すること。ただし,例規類等で別に定めのあるものを除く。 |
(2) | 達,指令及び監督庁への許認可の申請その他重要と認められる文書については,公印及び契印を押すこと。 |
(3) | 常用文書には,左肩上部にと記載すること。 |
(4) | 保存文書には,左肩上部にと記載し,別に定める保存期間を記入すること。ただし,保存期間が1年未満の保存文書を除く。 |
(5) | 庁外文書には,市長又は局長その他権限を有する者の職及び氏名を表示すること。ただし,氏名を表示することが適当でないと認められる場合は,その表示を省略することができる。 |
(6) | 庁外文書にあっては,主管する部及び課(署にあっては,課及び係)名を,局内文書及び庁内文書にあっては,主管する課及び係名,担当者名並びに電話番号を前号の表示の下部に記載すること。ただし,文書主任が当該文書の内容等から必要でないと認めたときは,この限りでない。 |
(7) | 機密を要する文書は,封筒に入れ,これにと記載する等機密を保持するために必要な措置を講じること。 |
(8) | 機密を要する文書等別に定める特殊文書は,使送するものを除くほか,特殊文書送付票(第11号様式)を添付し,文書受渡簿に記載のうえ,集配車に託すること。 |
|
2 | 前項の規定にかかわらず,電磁的記録による発送文書の取扱いについては,別に定める。 |
第 | 33条 文書主任は,発送文書の提出を受けたときは,次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) | 局内文書は,集配車により送付すること。 |
(2) | 庁内文書は,市役所の文書交換所へ送付すること。ただし,集配車に託すことができるものとする。 |
|
2 | 前項の集配車による集配に関する事項については,別に定める。 |
第5章 公文書の保存及び廃棄 |
(公文書の完結) |
第 | 34条 公文書は,次の各号に掲げる区分に応じ,当該各号に掲げる日に完結するものとする。
(1) | 公示,令達又は発送を要する公文書 公示,令達又は発送をした日 |
(2) | 争訟に関する公文書 争訟が終結した日 |
(3) | 契約に関する公文書 契約を締結した日 |
(4) | 前3号に掲げる公文書以外の決定書又は供覧書 決定又は閲覧の手続が終了した日 |
(5) | 帳簿類 当該帳簿類の閉鎖の日。ただし,加除式の帳簿類から除冊されたものにあっては,当該帳簿類から除冊された日 |
(6) | その他の公文書 当該公文書を執務の用に供さなくなった日 |
|
(文書保存分類表) |
第 | 35条 庶務課長は,課等並びに事務及び事業の内容等による公文書の分類,分類記号(公文書の検索の便に資するため,当該公文書の分類に従い定められる記号をいう。以下同じ。)及び保存期間を記載した文書保存分類表を作成しなければならない。 |
(公文書の整理) |
第 | 36条 職員は,完結した公文書(以下「完結文書」という。)については,次の各号に掲げる区分により整理しなければならない。
(1) | 常用文書 職務執行上の準拠となる文書で,事務室に常備するもの |
(2) | 保存文書 前号に掲げる文書以外の文書で,保存を必要とするもの |
|
第 | 37条 職員は,完結していない公文書については,一定の場所に収納し,常にその所在を明らかにしておかなければならない。 |
2 | 職員は,その担当事務に係る公文書が完結したときは,速やかに,当該公文書に保存期間及び分類記号を記入しなければならない。ただし,決定書又は供覧書以外の文書(代案文書処理印により処理した文書を除く。)及び第26条第1項ただし書の規定により余白の利用その他の方法により処理した文書は,この限りでない。 |
3 | 職員は,完結文書を文書主任に引き継がなければならない。 |
(文書主任による完結文書の整理) |
第 | 38条 文書主任は,公文書の分類,完結した日の属する年度(以下「完結年度」という。)及び保存期間が同一である完結文書を取りまとめ,文書管理票を付け,文書管理票に記載した順に文書保存ファイル(第12号様式)にとじなければならない。ただし,文書の形状,性質等によりこれにより難い場合は,この限りでない。 |
2 | 文書主任は,文書保存ファイルに,簿冊名,完結年度,分類記号,保存期間,保存期間が満了する年度及び主管する課等の名称を記入しなければならない。 |
3 | 文書保存ファイルの色は,当該ファイルにとじる完結文書の保存期間に応じ,次の各号に掲げる色としなければならない。
(1) | 永年 赤色 |
(2) | 10年 白色 |
(3) | 5年 黄色 |
(4) | 3年 緑色 |
(5) | 1年 青色 |
|
4 | 前3項の規定にかかわらず,完結文書を文書保存ファイルにとじることが適当でないと認められるときは,文書主任は,完結文書を他のファイルにとじることができる。この場合において,文書主任は,当該ファイルに,第2項に規定する事項を記入するとともに,当該ファイルの背表紙に,当該ファイルにとじる完結文書の保存期間に応じ,前項各号に掲げる色の印を付けなければならない。 |
5 | 前各項の規定にかかわらず,保存期間が1年未満である完結文書の保存については,別に定める。 |
第 | 39条 前3条に定めるもののほか,文書の整理の要領については,別に定める。 |
(簿冊リストの調製) |
第 | 40条 文書主任は,次の各号に掲げるものを除くほか,当該課等が保管する簿冊について,年度ごとに簿冊リストを調製しなければならない。
(1) | 前年度以前に完結した公文書に係る簿冊 |
(2) | 電子計算機処理により,簿冊リストと同等の内容が管理されている簿冊 |
(3) | 局長が簿冊リストを調製する必要がないと認める簿冊 |
|
(保存文書の借受け) |
第 | 41条 保管中の完結文書を借り受けようとする職員は,当該完結文書を保管する課等の保管文書貸出簿に文書名,所属,氏名等を記載し,文書主任の承認を受けなければならない。 |
2 | 文書主任は,必要があると認めるときは,貸出しの期間中においても,当該完結文書の返還を求めることができる。 |
(完結文書の廃棄の決定) |
第 | 42条 文書主任は,保存期間が満了した完結文書を点検したうえ,庶務課長を経て局長の廃棄の決定を受けなければならない。 |
2 | 前項の規定にかかわらず,保存期間が1年未満の公文書にあっては,文書主任は,当該公文書が完結した後保存の必要がないと認めるときは,随時廃棄することができる。 |
3 | 文書統轄課長及び文書主任は,保存期間が満了していない完結文書(保存期間が永年である文書を含む。)で,現に保存の必要がないものについて,庶務課長と合議したうえ,局長の廃棄の決定を受けることができる。 |
(廃棄を決定した完結文書の処理) |
第 | 43条 廃棄の決定を受けた完結文書(次項に規定するものを除く。)は,庶務課長の指示により会計室に引き継がなければならない。 |
2 | 文書統轄課長及び文書主任は,前条の規定により廃棄の決定を受けた完結文書のうち機密を要する公文書については,裁断,焼却その他の適当な方法により廃棄しなければならない。 |
(保存期間の満了後の保存) |
第 | 44条 文書主任は,保存期間が満了した後もなお保存の必要がある完結文書があるときは,更に期間を定めて,当該完結文書を保存することができる。この場合において,文書主任は,当該完結文書にその旨を朱書しなければならない。 |
(電磁的記録の保存及び廃棄) |
第 | 45条 第34条から前条までの規定にかかわらず,電磁的記録の保存及び廃棄については,別に定めるところによる。 |
第6章 雑則 |
(処理状況の調査) |
第 | 46条 文書統轄課長は,随時,所管する局又は署の文書の処理の状況を調査することができる。 |
(補則) |
第 | 47条 この規程において別に定めることとされている事項及びこの規程の施行に関し必要な事項は,別に定める。 |
附 則 |
(施行期日) |
1 | この訓令は,平成14年10月1日から施行する。 |
(適用区分) |
2 | この訓令による改正後の京都市消防公文書取扱規程第14条の規定は,平成14年10月1日以後に収受した文書並びに同日以後に作成された決定書及び供覧文書について,適用する。 |
(経過措置) |
3 | 従前の様式による用紙は,庶務課長が認めるものに限り,当分の間,これを使用することができる。 |