| （趣旨） |
| 第 | １条 この規程は，別に定めるもののほか，京都市水道局及び下水道局における公文書の取扱いに関し，必要な事項を定めるものとする。 |
| （定義） |
| 第 | ２条 この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
| (1) | 局文書統括課 水道局及び下水道局（以下「局」という。）の文書の統括をする水道局総務部庶務課（以下「庶務課」という。）をいう。 |
| (2) | 部文書統括課 その部内の庶務担当課をいう。 |
| (3) | 課等 水道局及び下水道局組織及び事務処理規程第8条から第29条までに規定する課，資材事務所，職員研修所，営業所，器材検査所，浄水場，疏水事務所，水質試験所，配水事務所，管理事務所，ポンプ施設事務所及び処理場をいう。 |
| (4) | 公文書 京都市情報公開条例第2条第2号に規定する公文書をいう。 |
| (5) | 電磁的記録 電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。 |
| (6) | 局内文書 局内及び局相互間において発送し，収受される文書をいう。 |
| (7) | 局外文書 前号に定める以外の文書をいう。 |
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| （文書主任及び副文書主任） |
| 第 | ３条 課等に文書主任及び文書副主任各１人を置く。 |
| ２ | 文書主任は，庶務担当係長又は庶務担当職員から，文書副主任は職員から上下水道事業管理者が任命する。 |
| （文書の取扱い） |
| 第 | ４条 文書（図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。）は，正確，迅速に処理するとともに，取扱者の責任に所在を明らかにして，事務能率の向上を図るように努めなければならない。 |
| （文書主任が掌理する事務） |
| 第 | ５条 文書主任は，上司の命を受け，課等における文書事務を掌理する。 |
| ２ | 文書主任が掌理する事務の概目は，次のとおりとする。
| (1) | 文書の収受及び発送に関すること。 |
| (2) | 公文書の審査及び決裁手続に関すること。 |
| (3) | 文書事務処理の促進に関すること。 |
| (4) | 文書事務の改善及び指導に関すること。 |
| (5) | 公文書の整理及び文書の取扱いに関する帳簿又は書類の管理に関すること。 |
| (6) | 公文書の保管及び引継ぎに関すること。 |
| (7) | その他文書の取扱いに関すること。 |
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| ３ | 文書副主任は，文書主任を補佐し，文書主任に事故があるときはその職務を代理する。 |
| （文書取扱いに関する帳簿又は書類） |
| 第 | ６条 局文書統括課に，次の帳簿を備える。ただし，電磁的記録の取扱いに関する帳簿又は書類については別に定める。
| (1) | 局内文書収発簿（第1号様式） |
| (2) | 局外文書収発簿（第1号様式に準じる。） |
| (3) | 電報収発簿（第2号様式） |
| (4) | 合議文書受渡簿（第3号様式） |
| (5) | 公示，令達番号簿（第4号様式） |
| (6) | 親展文書収発簿（第5号様式） |
| (7) | 文書管理票（第6号様式） |
| (8) | 簿冊リスト（第7号様式） |
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| 第 | ７条 課等（局文書統括課を除く。）に次の帳簿を備える。
| (1) | 局内文書収発簿（第1号様式に準じる。） |
| (2) | 局外文書収発簿（第1号様式に準じる。） |
| (3) | 合議文書受渡簿（第3号様式） |
| (4) | 文書管理票（第6号様式） |
| (5) | 簿冊リスト（第7号様式） |
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| ２ | 前項に定めるもののほか，京都市水道局及び下水道局事務委任規程に定める事務を所掌する課等に次の帳簿を備える。
| (1) | 局内文書収発簿（第1号様式に準じる。） |
| (2) | 局外文書収発簿（第1号様式に準じる。） |
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| （文書の記号及び番号） |
| 第 | ８条 収受した文書及び発送する文書には，記号及び番号を付するものとする。 |
| ２ | 前項の記号は，年度を表わす数字，局名の頭字，部名の頭字，課名の頭字，収受した文書は収，発送する文書は発，局内文書の場合は内の順に付するものとする。 |
| ３ | 第1項の番号は，記号の次に「第 号」として付するものとし，局外文書は局文書統括課で，局内文書は部文書統括課で，文書主任が，年度ごとに付するものとする。ただし，前条2項に係る文書の番号については，当該文書を収受又は発送する課等の文書主任が年度ごとに付するものとする。 |
| （文書に関する年度） |
| 第 | ９条 文書の処理に関する年度は，毎年4月1日に始まり，翌年3月31日に終わるものとする。 |
| （局文書統括課による収受文書の取扱い） |
| 第 | １０条 局に到達した文書はすべて局文書統括課において，収受し，次の各号により処理しなければならない。
| (1) | 機密に属すると認められる文書及び私信のほかは開封のうえ収受日付印を押し，局内文書収発簿又は局外文書収発簿（以下「収発簿」という。）に登記し，当該文書の欄外に記号及び番号を記入し主管課に配付する。 |
| (2) | 親展及び機密に属すると認められる文書は，封かんされたまま封筒等に収受日付印を押し親展文書収発簿に記載のうえ速やかにあて先に配付する。 |
| (3) | 訴訟に関する文書等到達した日時が権利の得喪に関係のある文書は，その封筒に収受日付印を押し，収受時刻を記入したうえ収発簿に記載し，当該の課等の職員の受領印を徴して直ちに当該の課等の文書主任に配付する。 |
| (4) | 電報はその余白に収受時刻を記入し，電報収発簿に記載して直ちに当該の課等の文書主任に配付する。 |
| (5) | 前4号の規定にかかわらず，保存期間が1年未満の文書で軽易なもの及び収受日付印を押さないことが適当と認められる文書にあっては，収受日付印の押印を省略することができる。 |
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| 第 | １１条 退庁時刻までに到達した文書は，その当日に配付しなければならない。ただし，退庁時刻直前に収受した文書で軽易なものは，翌日に配付することができる。 |
| （課等における収受文書の取扱い） |
| 第 | １２条 収受した文書のうち主管する課等の文書主任が特に重要と認めたものについては，速やかに上司の閲覧に供さなければならない。 |
| 第 | １３条 局文書統括課を経由することなく文書を収受したときは，第7条第2項に規定する収発簿に登記する文書を除き，局文書統括課に送付して第10条に規定する手続を経なければならない。 |
| 第 | １４条 文書主任は，局文書統括課から文書を収受したときは，収発簿に登記しなければならない。 |
| ２ | 収受した文書のうち，当該課の主管に属しないものがあるときは，直ちに局文書統括課に返送しなければならない。 |
| 第 | １５条 監督官庁等からの訓令，通牒で例規となるものは，主管課において謄本を作成保存し，原本は速やかにその所属する局の総務部庶務課に送付しなければならない。 |
| ２ | 前項の規定により送付を受けた原本は総務部庶務課において別にこれを編さん保存する。 |
| （電磁的記録の収受） |
| 第 | １６条 第10条から前条までの規定にかかわらず，電磁的記録の収受については，別に定めるところによる。 |
| （文書管理票の記載） |
| 第 | １７条 文書主任は，別に定めるところにより，電磁的記録以外の公文書にあっては文書管理票に，電磁的記録である公文書にあっては別に定める帳簿に，必要事項を記入しなければならない。ただし，保存期間が1年未満の公文書で，取得し，又は作成した日と完結する日の間が1年以内であるものについては，この限りでない。 |
| （文書の処理） |
| 第 | １８条 配付又は合議を受けた文書は課長閲覧のうえ主管事務担当者に直ちに処理させなければならない。ただし，特に重要なものは課長自ら処理しなければならない。 |
| （起案に係る協議） |
| 第 | １９条 主管課以外の課等に関連がある収受文書の処理において，当該文書を逐次回付することなく，主管課は関係課等に対し写しをもって同時に照会する等，迅速に処理しなければならない。 |
| （起案の手続） |
| 第 | ２０条 起案は，別に決裁欄を設けた用紙を用いる場合を除き，起案用紙（第8号様式及び第9号様式）を用いなければならない。 |
| ２ | 用語及び用字は，簡明かつ平易なものを用い，字句を訂正したときは押印しなければならない。 |
| ３ | 関連のある事案はなるべく併記し，準拠法令その他の参考資料は要旨を抜書きして添えることとする。ただし，軽易な事案は，余白の利用その他の方法により処理することができる。 |
| ４ | 起案文書を承認，確認等した者は，当該起案文書の所定の欄に押印しなければならない。 |
| ５ | 起案文書には起案年月日，起案者名その他必要事項記入するほか，次の各号により甲，乙又は丙の欄を○で囲むものとし，市長の決裁を受けるときは，起案用紙（第８号様式）中「管理者」の上に「市長」と記入するものとする。
| 甲 | 市長，上下水道事業管理者又は局長の決裁を受けるもの |
| 乙 | 京都市水道局及び下水道局専決規程（以下「専決規程」という。）により部長，職員研修所長，配水事務所長，水道局水質試験所長又は鳥羽処理場長の決裁を受けるもの |
| 丙 | 専決規程により課長，資材事務所長，営業所長，器材検査所長，浄水場長，疏水事務所長，管理事務所長，ポンプ施設事務所長，処理場長（鳥羽処理場長を除く。）又は下水道局水質試験所長の決裁を受けるもの |
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| （合議） |
| 第 | ２１条 他の課等に関係のある起案はその関係課等の合議を経て決裁を受けなければならない。 |
| ２ | 前項の規定により合議する場合は合議を先に要する者から順次，起案用紙合議欄に表示しなければならない。この場合急を要するもの又は内容の複雑なもの等は，あらかじめ原案を複写して関係課に配付しておき，合議文書が速決されるよう措置しなければならない。 |
| 第 | ２２条 合議を受けた文書は速やかに処理しなければならない。 |
| ２ | 合議を受けた文書について疑義のあるときはその起案課に協議し意見の一致しないときはその意見を添えて決裁を受けなければならない。 |
| ３ | 前項の意見の付せられた文書は局長以下の専決事項であっても上司の決裁を受けなければならない。 |
| ４ | 合議を受けた文書で原議案の要旨を改正したときは更に合議先に承認を求め，廃案又は改廃されたときはその旨合議先に通知しなければならない。 |
| 第 | ２３条 合議はなるべく必要な範囲に止めて迅速に処理するとともに決裁後関係課に回覧するか又は要旨を複写して配付しなければならない。 |
| 第 | ２４条 用語，用字の誤記又は脱け落ちがある文書で訂正のため返付するものは，その軽易なものに限り付箋を持って処理することができる。 |
| （訂正の特則） |
| 第 | ２５条
合議を受けた文書で決裁後再閲を要するものはその原議書の欄外に |
|  の印を押さなければならない。
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| （後閲） |
| 第 | ２６条 上司の不在中代決または執行した文書で重要なものは当該欄に |
|  と記入し上司登庁の際直ちに閲覧に供さなければならない。
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| （決裁年月日の記入） |
| 第 | ２７条 決裁を受けた起案文書には文書主任が決裁年月日を記入しなければならない。 |
| （掲示を要する文書の取扱い） |
| 第 | ２８条 市役所及び区役所の掲示場に掲示すること又は京都市契約公報に登載することを要する事項に係る起案文書で決裁を受けたものは，速やかに主管課の文書主任においてその原稿を作成し原議書とともに局文書統括課に送付しなければならない。 |
| （発送文書の取扱い） |
| 第 | ２９条 決裁済みの公文書で発送を要するものは文書主任において，次の各号に掲げるとおり処理しなければならない。
| (1) | 浄書，校合の上公文書には公印及び契印を押すこと。ただし，軽易な文書及び局内発着のものについては省略することができる。 |
| (2) | 事務上の連絡を速やかにし，責任の所在を明確にするため発信者名の下欄に担当者名を記載すること。 |
| (3) | 前２号の規定にかかわらず，電磁的記録により発送する公文書の取扱いについては，別に定める。 |
|
| （文書主任による公文書の取扱い） |
| 第 | ３０条 文書主任は，文書を常に整理し，重要なものは非常災害時に際して支障がないようあらかじめ準備しておかなければならない |
| （公文書の完結） |
| 第 | ３１条 公文書は，決裁を受けた日に完結するものとする。 |
| ２ | 前項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる公文書は，当該各号に掲げる日に完結するものとする。
| (1) | 公示，令達又は発送を要する公文書 公示，令達又は発送をした日 |
| (2) | 供覧公文書 閲覧の手続が終了した日 |
| (3) | 争訟に関する公文書 争訟が終結した日 |
| (4) | 契約に関する公文書 契約を締結した日 |
| (5) | 帳簿類 当該帳簿類の閉鎖の日。ただし，加除式の帳簿類から除冊されたものにあっては，当該帳簿類から除冊された日 |
| (6) | その他の公文書 当該公文書を執務の用に供さなくなった日 |
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| （公文書の保存期間） |
| 第 | ３２条 完結した公文書（以下「完結文書」という。）の保存期間は，公文書の種類ごとに，次の各号に掲げる期間のうちから，別に定める。
| (1) | 永年 |
| (2) | 10年 |
| (3) | 5年 |
| (4) | 3年 |
| (5) | 1年 |
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| ２ | 完結した公文書の保存期間は，完結した日の属する年度（以下「完結年度」という。）の翌年度から起算する。 |
| ３ | 前項の規定にかかわらず保存期間が1年未満である完結文書の保存については別に定める。 |
| （公文書の所在） |
| 第 | ３３条 職員は，完結していない公文書については，常にその所在を明らかにしておかなければならない。 |
| ２ | 職員は，その担当事務に係る公文書が完結したときは，速やかに，当該文書に保存期間，分類記号（文書の検索の便に資するため，文書に種類に応じ別に定める記号をいう。以下同じ。）等を記入し，これを文書主任に引き継がなければならない。ただし，起案文書以外の文書及び第20条第3項ただし書きの規定により余白の利用その他の方法により処理した文書はこの限りではない。 |
| （文書管理票及び文書保存ファイル） |
| 第 | ３４条 文書主任は，完結文書を適切に取りまとめ，文書管理票を付け，文書管理票に記載した順に文書保存ファイル（第10号様式）にとじなければならない。ただし，別に定める場合はこの限りではない。 |
| ２ | 文書主任は，文書保存ファイルに，簿冊名，完結年度，分類記号，保存期間，保存期間が満了する年度（永年保存文書にあっては，文書統括課長に引き継ぐ年度）及び主管する課等の名称を記入しなければならない。 |
| ３ | 文書主任は，当該課等が保管する簿冊（前年度以前に完結した公文書に係る簿冊を除く。）について年度ごとに簿冊リストを調整しなければならない。 |
| （文書保存ファイル及び完結文書連絡表の提出） |
| 第 | ３５条 文書主任は，前条第1項及び第2項の規定によりファイルに綴じた文書保存ファイルの写しを，当該ファイルに綴じた公文書の完結年度の翌年度までに，その所属する局の総務部庶務課に引き継がなければならない。ただし，文書保存ファイルをつけることが困難な完結文書については，完結文書連絡票（第11号様式）を完結年度の翌年度に，当該総務部庶務課に提出しなければならない。 |
| （完結文書の引継ぎ） |
| 第 | ３６条 文書主任は，完結年度の翌々年度に，引継文書目録（第12号様式）を添えて，永年保存公文書をその所属する局の総務部庶務課に引き継がなければならない。ただし，課において引き続き保管する必要があるものについては，当該総務部庶務課に協議のうえ，期限を定め，引継ぎを延期することができる。 |
| ２ | 文書主任は，永年保存以外の完結文書を適切に保管しなければならない。 |
| （例規に係る完結文書の取扱い） |
| 第 | ３７条 文書主任は，管理規程等を制定改廃した場合，完結文書について，その謄本を作成，保存し，原議書は速やかに局文書統括課に引き継がなければならない。 |
| （完結文書の審査及び保管） |
| 第 | ３８条 総務部庶務課長は，前条の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは，その整理の適否について審査しなければならない。 |
| ２ | 総務部庶務課長は，前項の審査により整理が適当でないと認める完結文書があるときは，主管する文書主任に対し，必要な措置を講ずることを求めることができる。 |
| ３ | 総務部庶務課長は，第1項の審査により整理が適当であると認めた完結文書及び前項の規程により必要な措置が講ぜられた完結文書を適切に保管しなければならない。 |
| 第 | ３９条 総務部庶務課長及び文書主任は，保管する完結文書について，保存文書台帳に保存期間，分類記号及び文書名を記載しなければならない。 |
| ２ | 保存文書台帳は，完結年度ごとに調整しなければならない。 |
| （保管文書の借受け） |
| 第 | ４０条 保管中の完結文書を借り受けようとする職員は，当該完結文書を保管する総務部庶務課長又は文書主任が調整する保管文書貸出簿（第13号様式）に文書名，所属，氏名等を記載し，その承認を受けなければならない。 |
| ２ | 総務部庶務課長及び文書主任は，必要があると認めるときは，貸出の期間中においても，当該文書の返還を求めることができる。 |
| （保管文書台帳の整理） |
| 第 | ４１条 総務部庶務課長及び文書主任は，やむを得ない事情により保管中の完結文書を滅失したときは，上下水道事業管理者の決裁を受け保存文書台帳の整理をしなければならない。 |
| （完結文書廃棄の決定） |
| 第 | ４２条 文書主任は，保存期間が満了した完結文書を点検し，その所属する局の総務部庶務課長に合議した上，当該総務部長による廃棄の決定を受けなければならない。 |
| ２ | 前項の規定にかかわらず，保存期間が1年未満の公文書にあっては，文書主任は，当該文書が完結した後保存の必要がないと認めるときは，随時廃棄することができる。 |
| ３ | 文書主任は，保存期間が満了していない完結文書で，現に保存の必要がないものについて，その所属する局の総務部庶務課長に合議したうえ，当該総務部長による廃棄の決定を受けることができる。 |
| ４ | 総務部庶務課長は，永年保存文書で，現に保存の必要がないものについて，当該総務部長による廃棄の決定を受けることができる。 |
| ５ | 総務部庶務課長及び文書主任は，前4項の規定の規定による廃棄の決定があったときは，保存文書台帳の整理をしなければならない。 |
| （完結文書の廃棄の特例） |
| 第 | ４３条 文書主任は，保存期間が満了した後もなお保存の必要がある完結文書があるときは，更に期間を定めて，これを保存することができる。 |
| （電磁的記録の保存及び廃棄） |
| 第 | ４４条 第31条から前条までの規定にかかわらず，電磁的記録の保存及び廃棄については，別に定めるところによる。 |
| （処理状況の調査及び報告） |
| 第 | ４５条 局文書統括課長は，随時，課等の文書処理状況を調査することができる。 |
| ２ | 主管課が前項の調査を受けたとき，当該課の文書主任は，その所属における文書処理状況を速やかに調査し，結果に理由を付して局文書統括課長に報告しなければならない。 |
| ３ | 局文書統括課文書主任は，前項の報告に基づいて未結事件内訳表を作成して上司の閲覧に供さなければならない。 |
| （企業管理規程並びに公示及び令達の種類） |
| 第 | ４６条 地方公営企業法第10条の規定に基づき上下水道事業管理者が定める企業管理規程及びその他の公示，令達の種類は，次のとおりとする。
| (1) | 上下水道事業管理規程 地方公営企業法に基づき上下水道事業管理者が定める規程 |
| (2) | 上下水道事業告示 一般又は一部に公布する物で重要なもの |
| (3) | 上下水道事業訓令甲 指揮命令するもので例規となるもの |
| (4) | 上下水道事業訓令乙 指揮命令するもので例規とならないもの |
| (5) | 上下水道事業内訓 訓令で機密を要し，公示しないもの |
| (6) | 上下水道事業達 部又は課に示達するもの |
| (7) | 上下水道事業指令 願に対し指令，命令するもの |
| (8) | 上下水道事業公告 一般又は一部に公示するもの |
|
| 第 | ４７条 前条の公示及び令達には公告を除くほか令達種別毎に毎年順位番号を付けるものとする。 |
| 第 | ４８条 公示及び令達は別に定めるところによる。 |
| （補則） |
| 第 | ４９条 この規程に定めるもののほか必要な事項は別に定める。 |
| 附 則 |
| １ | この規程は，平成14年10月１日から施行する。 |
| ２ | この規程による改正後の京都市水道局及び下水道局公文書取扱規程第17条の規定は，平成14年10月1日以後に収受した文書及び同日以後に作成された公文書について適用する。 |
| ３ | 従前の様式による用紙は，水道局総務部庶務課長が認めるものに限り，当分の間，これを使用することができる。 |