| 第１章 総則 |
| （趣旨） |
| 第 | １条 この規程は，別に定めるもののほか，局における公文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。 |
| （定義） |
| 第 | ２条 この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
| (1) | 公文書 京都市情報公開条例第2条第2号に規定する公文書をいう。 |
| (2) | 電磁的記録 電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。 |
| (3) | 局内文書 局内又は本市の局相互間において発送し，又は収受する文書をいう。 |
| (4) | 局外文書 局内文書以外の文書をいう。 |
| (5) | 決定書 決定者が決定した公文書をいう。 |
| (6) | 決定 決定者が，決定書案に押印（自署を含む。以下同じ。）し，局としての意思を確定することをいう。 |
| (7) | 協議 当該案件について，局内関係課等の意見を求め，必要な調整を行うことをいう。 |
| (8) | 合議 決定書案について，局内関係課等の承認，確認等の押印を必要とする協議をいう。 |
| (9) | 決定者 当該案件について，決定し得る権限を有する者をいう。 |
| (10 | ) 起案責任者 決定書案の作成について責任を負い，決定前に必要な協議を行う者をいう。 |
| (11 | ) 課等 京都市交通局事務処理規程第2条に規定する課等及び京都市交通局事業所規程第2条に規定する事業所をいう。 |
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| （総務課長の職務） |
| 第 | ３条 企画総務部総務課長（以下「総務課長」という。）は，局における公文書に関する事務（以下｢文書事務｣という。）を統括するとともに，文書事務の適正化及び迅速化を図るため，文書主任及び文書副主任に対し，必要な指示をすることができる。 |
| （文書主任及び文書副主任） |
| 第 | ４条 課等に文書主任及び文書副主任を置く。 |
| 2 | 文書主任は，課等の庶務を担当する係長（これに準ずる者を含む。以下同じ。）をもって充てる。ただし，係長が置かれていないときは，課等の庶務を担当する職員のうちから，課等の長が任命する。 |
| 3 | 文書副主任は，職員の中から課等の長が任命する。 |
| 第 | ５条 文書主任は，上司の命を受け，課等の文書事務を掌理する。 |
| 2 | 文書主任が掌理する事務の概目は，次のとおりとする。
| (1) | 文書（図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。）の収受及び発送に関すること。 |
| (2) | 公文書の審査及び決定手続に関すること。 |
| (3) | 文書事務の処理の促進に関すること。 |
| (4) | 文書事務の改善及び指導に関すること。 |
| (5) | 公文書の整理及び文書の取扱いに関する帳簿又は書類の管理に関すること。 |
| (6) | 公文書の保管及び引継ぎに関すること。 |
| (7) | その他文書の取扱いに関すること。 |
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| 3 | 文書副主任は，文書主任を補佐し，文書主任に事故があるときは，その職務を代理する。ただし，文書副主任が2人以上あるときは，代理の順位は，課等の長があらかじめ定めるところによる。 |
| （文書主任会議） |
| 第 | ６条 総務課長は，文書事務の適正化及び迅速化を図るため，必要があると認めるときは，文書主任を招集して文書主任会議を開くことができる。 |
| （文書取扱いに関する帳簿又は書類） |
| 第 | ７条 文書の取扱いに関する帳簿又は書類は，次のとおりとする。ただし，電磁的記録の取扱いに関する帳簿又は書類については，別に定める。
| (1) | 企画総務部総務課（以下「総務課」という。）に備える帳簿
| ア | 文書配布簿（第1号様式） |
| イ | 局達番号簿（第2号様式） |
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| (2) | 課等に備える帳簿又は書類
| ア | 文書受渡し簿（第3号様式） |
| イ | 文書番号簿（第4号様式） |
| ウ | 郵送簿（第5号様式） |
| エ | 部達番号簿（第2号様式に準じる。） |
| オ | 文書管理票（第6号様式） |
| カ | 簿冊リスト（第7号様式） |
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| 2 | 課等の長は，必要があると認めるときは，前項各号に掲げる帳簿又は書類以外の帳簿又は書類を設けることができる。 |
| （決定区分等） |
| 第 | ８条 決定書の決定区分並びに各区分に対応する決定者及び起案責任者は，それぞれ次の表のとおりとする。 |
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| （公示及び令達） |
| 第 | ９条 局の公示及び令達は，次のとおりとする。
| (1) | 交通局管理規程 地方公営企業法第10条の規定に基づき管理者が定める企業管理規程 |
| (2) | 公 告 一般又は一部に公示するもの |
| (3) | 局 達 課等に示達するもの |
| (4) | 部 達 部長から部内に示達するもの |
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| 2 | 公示及び令達の文例は，別記公文例による。 |
| （文書の記号及び番号） |
| 第 | １０条 発送する局外文書で監督庁への許可，認可等の申請書その他重要と認められるものについては，記号及び番号を付するものとする。 |
| 2 | 前項の記号及び番号は，次の各号により付するものとする。
| (1) | 記号は，「交」及び主管の課を表す文字で総務課長が定めるもの2字とすること。 |
| (2) | 番号は，主管の課における文書の処理年度ごとの順次番号とし，記号に続けて「第 号」をもって記載すること。 |
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| 3 | 前条第1項の公示及び令達のうち，管理規程及び局達は総務課において，部達は庶務担当課において番号を付するものとする。 |
| 第２章 文書の収受及び配布 |
| （到達する局外文書の処理） |
| 第 | １１条 到達する局外文書は，総務課で収受し，次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
| (1) | 機密に属すると認められる文書及び親展文書は，その封筒に収受日付印を押印し，文書配布簿に記載し，受領印を押印して文書主任に配布すること。 |
| (2) | 書留郵便物，内容証明郵便物，配達証明郵便物，特別送達郵便物及び電報は,その封筒に収受日付印を押印し，収受時刻を記入したうえ，文書配布簿に記載し，受領印を押印して直ちに文書主任に配布すること。 |
| (3) | 速達郵便物は，その封筒に収受日付印を押印し，直ちに文書主任に配布すること。 |
| (4) | その他の文書は，そのまま文書主任に配布すること。 |
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| 2 | 配達先の不明確な文書は，開封したうえ，主管課の文書主任に配布するものとし，なお配布先を定め難いときは，総務課長が配布先を定めるものとする。 |
| （文書配布箱による配布） |
| 第 | １２条 総務課が行う局内文書の交換及び局外文書の収受は，直接配布するものを除き，総務課に設けた文書配布箱により行うものとする。 |
| 第 | １３条 退庁時刻までに到達した文書は，その当日に配布しなければならない。ただし，退庁時刻直前に収受した文書で軽易なものは，翌日に配布することができる。 |
| （執務時間外における到達文書の収受） |
| 第 | １４条 執務時間外に到達した文書は，当直員が収受しなければならない。 |
| 2 | 当直員の文書の収受については，別に定める。 |
| （文書主任による収受文書の取扱い） |
| 第 | １５条 文書主任は，文書の配布を受けたときは，収受日付印を押印しなければならない。ただし，保存期間が１年未満の文書で軽易なもの及び収受日付印を押さないことが適当と認められる文書にあっては，収受日付印の押印を省略することができる。 |
| 2 | 収受文書でその課の所管に属しないものがあるときは，直ちに総務課に回付しなければならない。 |
| （電磁的記録の収受） |
| 第 | １６条 第１１条から前条までの規定にかかわらず，電磁的記録の収受については，別に定めるところによる。 |
| 第３章 公文書の処理 |
| （文書管理票の記載） |
| 第 | １７条 文書主任は，別に定めるところにより，電磁的記録以外の公文書にあっては文書管理票に，電磁的記録である公文書にあっては別に定める帳簿に，必要事項を記入しなければならない。ただし，保存期間が１年未満の文書で，取得し，又は作成した日と完結する日の間が１年以内であるものについては，この限りでない。 |
| （決定書案の作成） |
| 第 | １８条 決定者は，収集した情報に基づき，起案責任者に対して方針を示し，決定書案の作成を命じるものとする。 |
| 2 | 前項の規定にかかわらず，軽易又は定例的な事案については，決定者の命を受けることなく，決定書案を作成することができる。 |
| 第 | １９条 決定書案は，決定書・供覧書用紙（第8号様式）を用い，次の各号に定めるところにより作成しなければならない。ただし，軽易な事案は，余白の利用その他の方法により処理することができる。
| (1) | 決定書案には，件名を標記し，本文，理由，経過，参考事項等を簡潔に記載すること。内容が複雑な場合は，できるだけ箇条書にすること。 |
| (2) | 用語及び用字は簡明かつ平易なものを用い，主要事項を訂正したときは，押印すること。 |
| (3) | 関連のある事案はなるべく併記し，準拠法令その他参考資料は要旨を抜き書きして添えること。 |
| (4) | 左横書きにすること。ただし，文書の性質により縦書きにすることができる。 |
| (5) | 決定書の決定区分及び各区分に対応する決定者及び起案責任者は，それぞれ第8条の表のとおりとし，決定書用紙の決定区分欄の該当記号を○で囲むこと。 |
| (6) | 局内文書には，原則として職名を用い，氏名を書かないこと。 |
| (7) | 特に注意を要する決定書案は， と，至急の処理を要するものは と朱書すること。 |
| (8) | 機密を要する決定書案は，その欄外に と朱書し，封筒に入れる等機密を保持するために必要な措置を講ずること。 |
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| 2 | 前項の規定にかかわらず，物品の購入，請負契約の締結，金銭の収入又は支払い等の経理に関するものについては別に定めるものとする。 |
| （決定書案の押印） |
| 第 | ２０条 決定書案を承認，確認等をした者は，当該決定書案の所定の欄に押印しなければならない。 |
| （事前協議） |
| 第 | ２１条 起案責任者は，決定書案を作成する場合において，当該事案が他の行政機関の所管する事務に必然的に関連するときは，電話による連絡，会議等により，当該行政機関と協議するものとする。 |
| （合議） |
| 第 | ２２条 他の課に関連のある決定書案は，関係課の合議を経て決定を受けなければならない。 |
| 2 | 前項により合議する場合は，合議を先に要するものより，順次，決定書用紙の合議欄に記載しなければならない。 |
| 第 | ２３条 合議を受けた決定書案は，速やかに処理しなければならない。処理のために時日を必要とするときは，直ちに主管課に通知しなければならない。 |
| 2 | 合議を受けた案件について意見があるときは，主管課と協議し，なお，決定しないときは，その意見を添えて決定を受けなければならない。 |
| 3 | 合議を経た文書で決定書案の要旨を改正したときは，合議先に承認を求め，廃案となったときは，その旨を合議先に通知しなければならない。 |
| （決定書の再回） |
| 第 | ２４条 合議を受けた文書で決定後再閲を要するものは，その決定書の欄外にその旨を記入しなければならない。 |
| 2 | 前項により文書の再回を受けたときは，直ちに取扱者は押印して，主管課に返付しなければならない。 |
| （決定の手続） |
| 第 | ２５条 市長の決定を受ける手続は，総務課において行う。ただし，機密に属し特に貴重な取扱いを要するもの又は緊急処理を要するものは，主管課長又は事務担当者が自ら携行して決定を受けなければならない。 |
| （代決及び後閲） |
| 第 | ２６条 決定者に事故があるときは，その職務を代理する者が，決定者が押印すべき欄に代と記入し，代決することができる。 |
| 2 | 前項の規定により代決した決定書については，決定者が出勤した際，直ちに閲覧に供さなければならない。 |
| 3 | 決定書案に押印することとされている者（決定者を除く。）に事故があり，かつ，緊急を要するときは，当該押印欄に後閲と記入し，決定を受けることができる。 |
| 4 | 前項の規定により後閲と記入された決定書又は決定書案は，押印することとされている者が出勤した際，直ちに閲覧に供し，押印を受けなければならない。 |
| （供覧を要する文書） |
| 第 | ２７条 次の文書を収受したときは，その要旨を簡明に記載して直ちに上司の閲覧に供さなければならない。
| (1) | 特に重要な文書又は異例の文書で，その処理に上司の指揮を必要とするもの |
| (2) | その他上司の閲覧に供する必要があると認めるもの |
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| 第４章 決定後の取扱い及び発送 |
| （市会議案の取扱い） |
| 第 | ２８条 市会議案は，総務課においてその原案を作成し，管理者の決定を受けたのち総務局総務部総務課に送付しなければならない。 |
| （例規類の決定書の取扱い） |
| 第 | ２９条 例規類の制定又は改廃の決定書が主管する文書主任に返付されたときは，速やかにこれを総務課に送付しなければならない。 |
| （発送文書の取扱い） |
| 第 | ３０条 庁外に発送する文書については，管理者その他権限を有するものの職及び氏名を記載する。ただし，氏名を記載することが適当でないと認められる場合は，その記載を省略することができる。 |
| 2 | 文書主任は，重要と認められる文書については，文書受渡し簿に記載したうえ，発送しなければならない。 |
| 3 | 文書主任は，発送を要する文書のうち，機密を要する文書については，これを封筒に入れ，これにと記載する等機密を保持するために必要な措置を採らなければならない。 |
| 4 | 前2項の規定にかかわらず，電磁的記録により発送する文書の取扱いについては，別に定める。 |
| 第５章 公文書の保存及び廃棄 |
| （公文書の完結） |
| 第 | ３１条 公文書は，次の各号に掲げる区分に応じ，当該各号に掲げる日に完結するものとする。
| (1) | 公示，令達又は発送を要する公文書 公示，令達又は発送をした日 |
| (2) | 争訟に関する公文書 争訟が終結した日 |
| (3) | 契約に関する公文書 契約を締結した日 |
| (4) | 前3号に掲げる公文書以外の決定書又は供覧書 決定又は閲覧の手続が終了した日 |
| (5) | 帳簿類 当該帳簿類の閉鎖の日。ただし，加除式の帳簿類から除冊されたものにあっては，当該帳簿類から除冊された日 |
| (6) | その他の公文書 当該公文書を執務の用に供さなくなった日 |
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| （公文書の整理） |
| 第 | ３２条 職員は，完結していない公文書については，一定の場所に収納し，常にその所存を明らかにしておかなければならない。 |
| 2 | 職員は，その担当事務に係る公文書が完結したときは，速やかに，当該公文書に保存期間及び分類番号（公文書の検索の便に資するため，当該公文書の分類に従い定められる記号をいう。以下同じ。）を記入しなければならない。ただし，決定書又は供覧書以外の文書及び第19条第1項ただし書の規定により余白の利用その他の方法により処理した文書は，この限りでない。 |
| 3 | 職員は，完結した文書（以下「完結文書」という。）を文書主任に引き継がなければならない。 |
| （文書主任による完結文書の整理） |
| 第 | ３３条 文書主任は，公文書の分類，完結した日の属する年度（以下「完結年度」という。）及び保存期間が同一である完結文書を取りまとめ，文書管理票を付け，文書管理票に記載した順に文書保存ファイル（第9号様式）にとじなければならない。ただし，文書の形状，性質等によりこれにより難い場合は，この限りでない。 |
| 2 | 文書主任は，文書保存ファイルに，簿冊名，完結年度，分類記号，保存期間，保存期間が満了する年度（永年保存文書（保存期間が永年である文書をいう。以下同じ。）にあっては，総務課長に引き継ぐ年度）及び主管する課等の名称を記入しなければならない。 |
| （文書主任による完結文書の引継ぎ及び保管） |
| 第 | ３４条 文書主任は，完結年度の翌々年度に，引継文書目録（第10号様式）を添えて，永年保存文書を総務課長に速やかに引き継がなければならない。ただし，課等において引き続き保管する必要があるものについては，総務課長と協議したうえ，期限を定め，引継ぎを延期することができる。 |
| 2 | 文書主任は，永年保存文書以外の完結文書を適切に保管しなければならない。 |
| （総務課長による完結文書の審査及び保管） |
| 第 | ３５条 総務課長は，前条第1項の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは，その整理の適否について審査しなければならない。 |
| 2 | 総務課長は，前項の審査により整理が適当でないと認める完結文書があるときは，主管する文書主任に対し，必要な措置を講ずることを求めることができる。 |
| 3 | 総務課長は，第1項の審査により整理が適当であると認めた完結文書及び前項の規定により必要な措置が講ぜられた完結文書を適切に保管しなければならない。 |
| （簿冊リストの調製） |
| 第 | ３６条 文書主任は，当該課等が保管する簿冊（前年度以前に完結した公文書に係る簿冊を除く。）について，年度ごとに簿冊リストを調製しなければならない。 |
| （完結文書の廃棄の決定） |
| 第 | ３７条 文書主任は，保存期間が満了した完結文書を点検したうえ，管理者による廃棄の決定を受けなければならない。 |
| 2 | 前項の規定にかかわらず，保存期間が1年未満の公文書にあっては，文書主任は，当該文書が完結した後保存の必要がないと認めるときは，随時廃棄することができる。 |
| 3 | 文書主任は，保存期間が満了していない完結文書（永年保存文書を含む。）で現に保存の必要がないものについて，総務課長と協議のうえ，管理者の廃棄の決定を受けることができる。 |
| 4 | 総務課長及び文書主任は，前3項の規定により廃棄の決定を受けた完結文書のうち機密を要するものについては，裁断，焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。 |
| （保存期間満了後の保存） |
| 第 | ３８条 文書主任は，期間が満了した後もなお保存の必要がある完結文書があるときは，更に期間を定めて，これを保存することができる。この場合においては，文書主任は，当該完結文書にその旨を朱書しなければならない。 |
| （電磁的記録の保存及び廃棄） |
| 第 | ３９条 第３１条から前条までの規定にかかわらず，電磁的記録の保存及び廃棄については，別に定めるところによる。 |
| 第６章 雑則 |
| （処理状況の調査） |
| 第 | ４０条 総務課長は，随時，課等の文書処理状況を調査することができる。 |
| （補則） |
| 第 | ４１条 この規程において，別に定めることとされている事項及びこの規程の施行に関し必要な事項は，総務課長が定める。 |