| ［訓令］ |
| 京都市訓令甲第１１号 | |
| 庁中一般 区役所 市立大学 事業所 | |
| 京都市文書取扱規程の一部を次のように改正する。 | |
| 平成１４年９月１０日 | |
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| 題名を次のように改める。 | ||
| 京都市公文書取扱規程 | ||
| 目次中「第２章の２ 供覧及び報告（第１９条〜第２１条）」を削り，「決定書案の作成，協議及び決定（第２１条の２〜第３２条）」を「公文書の処理（第１９条〜第３１条）」に，「第３３条」を「第３２条」に，「第３８条」を「第３７条」に，「文書の保存」を「公文書の保存」に，「第３９条」を「第３８条」に，「第４９条」を「第５２条」に，「第５０条」を「第５３条」に，「第５１条」を「第５４条」に改める。 | ||
| 第１条を次のように改める。 | |||||||||||||||||||
| （趣旨） | |||||||||||||||||||
| 第 | １条 この規程は，別に定めるもののほか，本市における公文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。 | ||||||||||||||||||
| 第２条第９号を同条第１２号とし，同条第８号中「当該案件」を「当該事案」に改め，同号を同条第１１号とし，同条第７号を同条第１０号とし，同条第６号中「当該案件」を「当該事案」に改め，同号を同条第９号とし，同条第５号を同条第８号とし，同条第４号中「文書」を「公文書」に改め，同号を同条第７号とし，同条中第３号を第６号とし，第２号を第５号とし，第１号の次に次の３号を加える。 | |||||||||||||||||||
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| 第３条を削る。 第３条の２中「文書事務を」を「公文書に関する事務（以下「文書事務」という。）を」に改め，「文書管理者」の右に「，課等の長」を加え，同条を第３条とする。 第４条及び第５条を削る。 第３条の４第３項中「努め」の右に「，課等の長」を加え，同条を第５条とする。 第３条の３を第４条とし，第８条及び第９条を削り，第７条を第９条とする。 第６条第２項第１号中「文書」の右に「（図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。）」を加え，「送付」を「発送」に改め，同項第２号中「文書」を「公文書」に改め，同項第３号中「文書処理」を「文書事務の処理」に改め，同項第５号中「文書」を「公文書」に，「帳簿」を「文書の取扱いに関する帳簿又は書類」に改め，同項第６号中「文書」を「公文書」に改め，同条第３項ただし書中「所属長」を「課等の長」に改め，同条を第８条とし，同条の前に次の２条を加える。 | |
| （課等の長の職務） | |
| 第 | ６条 課等の長は，当該課等における文書事務の責任者として，当該事務の適正化及び迅速化を図るため，必要な措置を採らなければならない。 |
| （文書主任及び文書副主任） | |
| 第 | ７条 課等に文書主任を，課等並びに物品センター及び京都市事業所の長等専決規程に規定する第３類の事業所に文書副主任を置く。 |
| ２ | 文書主任は，課等の庶務を担当する係長（これに準じる者を含む。以下同じ。）をもって充てる。ただし，係長が置かれていないときは，課等の庶務を担当する職員のうちから，課等の長が任命する。 |
| ３ | 文書副主任は，職員の中から課等の長が任命する。 |
| 第１２条を削り，第１１条を第１２条とし，第１０条を第１１条とし，同条の前に次の１条を加える。 | |||||||||||||||
| （文書の取扱いに関する帳簿又は書類） | |||||||||||||||
| 第 | １０条 文書の取扱いに関する帳簿又は書類は，次のとおりとする。ただし，電磁的記録の取扱いに関する帳簿又は書類については，別に定める。
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| ２ | 課等の長は，必要があると認めるときは，前項各号に掲げる帳簿又は書類以外の帳簿又は書類を用いることができる。 | ||||||||||||||
| 第１４条第１項第１号中「（第４号様式）」を削り，同項第２号中「及び電報」を「，電報，金券を同封した庁外文書及び訴訟に関する文書その他の到達した日時が権利の得喪に関係のある文書」に改め，同項第３号中「速達郵便物は，」の右に「その封筒等に」を加え，同条第３項中「前２項」を「第１項及び第２項」に改め，同項を同条第４項とし，同条第２項の次に次の１項を加える。 | |||||||||||||||
| ３ | ２以上の課等に関連する文書は，当該文書に最も関わりがある課等に配布する。 | ||||||||||||||
| 第１７条を削る。 第１８条第１項中「第１４条第１項第１号又は第２号の規定により」を削り，「文書受渡し簿に記載しなければ」を「当該文書に収受日付印を押印しなければ」に改め，同項に次のただし書を加える。 ただし，保存期間が１年未満の文書で軽易なもの及び収受日付印を押さないことが適当と認められる文書にあっては，収受日付印の押印を省略することができる。 第１８条第３項を次のように改める。 | |
| ３ | 文書主任は，文書交換所を経ずに文書を収受したときは，前２項の規定により処理する。 |
| 第１８条を第１７条とし，第２章中同条の次に次の１条を加える。 | |
| （電磁的記録の収受） | |
| 第 | １８条 第１３条から前条までの規定にかかわらず，電磁的記録の収受については，別に定めるところによる。 |
| 第２章の２を削る。 第３章の章名を次のように改める。 | ||
| 第３章 公文書の処理 | ||
| 第２１条の２第１項中「命ずる」を「命じる」に改め，同条第２項中「案件」を「事案」に改め，第３章中同条を第２０条とし，同章中同条の前に次の１条を加える。 | |
| （文書管理票の記載） | |
| 第 | １９条 文書主任は，別に定めるところにより，電磁的記録以外の公文書にあっては文書管理票に，電磁的記録である公文書にあっては別に定める帳簿に，必要事項を記入しなければならない。ただし，保存期間が１年未満の公文書で，取得し，又は作成した日と完結する日の間が１年以内であるものについては，この限りでない。 |
| 第２２条各号列記以外の部分中「決定書案」を「公文書を作成して意思決定を行う場合」に改め，「決定書・供覧書用紙」の右に「（第７号様式）」を，「より」の右に「決定書案を」を加え，同条に次のただし書を加える。。 | |
| ただし，軽易な事案は，余白の利用その他の方法により処理することができる。 第２２条第１号中「参考事項の順に」を「参考事項等を」に改め，同条第３号中「案件」を「事案」に改め，同条に次の１項を加える。 | |
| ２ | 副申を要しない経由文書及び定例的な事案の処理については，文書進達簿（第８号様式）をもって決定書案に代えることができる。 |
| 第２２条を第２１条とし，同条の次に次の１条を加える。 | |
| （決定書案の押印） | |
| 第 | ２２条 決定書案の承認，確認等をした者は，当該決定書案の所定の欄に押印しなければならない。 |
| 第２３条を削る。 第２３条の２第１項中「当該案件」を「当該事案」に改め，同条を第２３条とする。 第２５条を削る。 第２４条後段中「当該案件」を「当該事案」に改め，同条を第２５条とする。 第２３条の３第１項前段中「又はその写し」を削り，同条第２項を次のように改める。 | |
| ２ | 合議先における押印は，係長以上の者が行うものとする。ただし，記帳を要するものその他特に必要なものについては，この限りでない。 |
| 第２３条の３を第２４条とする。 第３０条第３項中「供さなければ」を「供し，押印を受けなければ」に改め，同項を同条第４項とし，同条第２項を同条第３項とし，同条第１項中「代決した」を「前項の規定により代決した」に改め，同項を同条第２項とし，同条に第１項として次の１項を加える。 | |
| 決定者に事故があるときは，その職務を代理する者が，決定者が押印すべき欄に代と記入し，代決することができる。 | |
| 第３１条を次のように改める。 | |
| （供覧） | |
| 第 | ３１条 収受し，又は作成した公文書で，上司の閲覧に供する必要があると認められるものは，決定書・供覧書用紙を用い，必要な場合は，その要旨を簡明に記載して，速やかに上司の閲覧に供さなければならない。ただし，軽易又は定例的なものは，余白の利用その他の方法により処理することができる。 |
| ２ | 前項の規定により上司の閲覧に供する文書の処理については，第２４条第２項，第２７条，第２９条，前条第３項及び第４項並びに次条の規定を準用する。 |
| 第３２条を削り，第４章中第３３条を第３２条とする。 第３４条後段中「第２７条，第２９条及び第３２条」を「第２４条第２項，第２７条及び第２９条」に改め，同条を第３３条とする。 第３５条を第３４条とし，第３６条を第３５条とし，第３７条を第３６条とする。 第３８条第１項を次のように改める。 | |
| 庁外に発送する文書には，市長その他権限を有する者の職及び氏名を表示する。ただし，氏名を表示することが適当でないと認められる場合は，その表示を省略することができる。 | |
| 第３８条に次の１項を加える。 | |
| ４ | 前２項の規定にかかわらず，電磁的記録により発送する文書の取扱いについては，別に定める。 |
| 第３８条を第３７条とする。 第５章の章名中「文書」を「公文書」に改める。 第３９条から第４１条までを削る。 | |
| 第４２条第１項本文中「文書名，完結年度」を「公文書の分類，完結した日の属する年度（以下「完結年度」という。）」に，「目次（第８号様式）」を「文書管理票」に，「完結した」を「文書管理票に記載した」に，「ファイル」を「文書保存ファイル」に改め，同項ただし書中「別に定める」を「文書の形状，性質等によりこれにより難い」に改め，同条第２項中「ファイルに」を「文書保存ファイルに，簿冊名」に改め，「，文書名」を削り，「所属」を「課等」に改め，同条第３項各号列記以外の部分中「ファイルの色」を「文書保存ファイルの色」に改め，同項ただし書を削り，同条に次の２項を加える。 | |
| ４ | 前３項の規定にかかわらず，完結文書を文書保存ファイルにとじることが適当でないと認められるときは，文書主任は，完結文書を他のファイルにとじることができる。この場合において，文書主任は，当該ファイルに，第２項に規定する事項を記入するとともに，当該ファイルの背表紙に，当該ファイルにとじる完結文書の保存期間に応じ，前項各号に掲げる色の印を付けなければならない。 |
| ５ | 前各項の規定にかかわらず，保存期間が1年未満である完結文書の保存については，別に定める。 |
| 第４２条を第４１条とし，第５章中同条の前に次の３条を加える。 | |||||||||||||
| （公文書の完結） | |||||||||||||
| 第 | ３８条 公文書は，次の各号に掲げる区分に応じ，当該各号に掲げる日に完結するものとする。
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| （文書保存分類表） | |||||||||||||
| 第 | ３９条 文書課長は，課等並びに事務及び事業の内容等による公文書の分類，分類記号（公文書の検索の便に資するため，当該公文書の分類に従い定められる記号をいう。以下同じ。）及び保存期間を記載した文書保存分類表を作成しなければならない。 | ||||||||||||
| （公文書の整理） | |||||||||||||
| 第 | ４０条 職員は，完結していない公文書については，一定の場所に収納し，常にその所在を明らかにしておかなければならない。 | ||||||||||||
| ２ | 職員は，その担当事務に係る公文書が完結したときは，速やかに，当該公文書に保存期間及び分類記号を記入しなければならない。ただし，決定書又は供覧書以外の文書及び第２１条第１項ただし書又は第３１条第１項ただし書の規定により余白の利用その他の方法により処理した文書は，この限りでない。 | ||||||||||||
| ３ | 職員は，完結した公文書（以下「完結文書」という。）を文書主任に引き継がなければならない。 | ||||||||||||
| 第４２条の２及び第４５条を削り，第４４条を第４５条とする。 第４３条第１項本文中「の６月３０日まで」を削り，「第１０号様式」を「第１１号様式」に改め，「文書統轄課長に」の右に「速やかに」を加え，同条を第４４条とし，同条の前に次の２条を加える。 | |
| （簿冊リストの調製） | |
| 第 | ４２条 文書主任は，当該課等が保管する簿冊（前年度以前に完結した公文書に係る簿冊を除く。）について，年度ごとに簿冊リストを調製しなければならない。 |
| （文書主任による完結簿冊連絡票の提出） | |
| 第 | ４３条 文書主任は，完結文書（保存期間が1年未満の公文書を除く。）に係る簿冊について，完結簿冊連絡票（第１０号様式）又はこれに代わるものを作成し，当該公文書の完結年度の翌年度に，速やかに文書課長に提出しなければならない。 |
| 第５１条を第５４条とし，第５０条を第５３条とし，第５章中第４９条を第５１条とし，同章中同条の次に次の１条を加える。 | |
| （電磁的記録の保存及び廃棄） | |
| 第 | ５２条 第３８条から前条までの規定にかかわらず，電磁的記録の保存及び廃棄については，別に定めるところによる。 |
| 第４８条中「第４７条第１項又は第２項」を「第４８条第１項又は第３項」に，「文書については」を「公文書については」に改め，同条を第５０条とする。 第４７条の２中「第２項の」を「第３項の」に，「文書に」を「公文書に」に，「第４３条第２項」を「第４４条第２項」に改め，同条を第４９条とする。 第４７条第３項を削り，同条第２項中「協議した」を「合議した」に改め，同項を同条第3項とし，同条第１項の次に次の1項を加える。 | |
| ２ | 前項の規定にかかわらず，保存期間が１年未満の公文書にあっては，文書主任は，当該公文書が完結した後保存の必要がないと認めるときは，随時廃棄することができる。 |
| 第４７条を第４８条とし，第４６条を第４７条とし，同条の前に次の１条を加える。 | |
| （公文書簿冊目録） | |
| 第 | ４６条 文書課長は，第４３条の規定により提出された完結簿冊連絡票等を基に，保存期間，分類記号及び簿冊名を記載した公文書簿冊目録を毎年度調製しなければならない。 |
| 別表中「第２２条関係」を「第２１条関係」に改め，同表課長又はこれに準じる者の項を次のように改める。 | |
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| 第１号様式中「第８条関係」を「第１０条関係」に， | |
 を に改める。 | |
| 第８号様式を削る。 第７号様式中「第２３条関係」を「第２１条関係」に改め，同様式を第８号様式とする。 第６号様式を削る。 第５号様式中「第１９条及び第２２条関係」を「第２１条及び第３１条関係」に改め，同様式を第７号様式とする。 第４号様式を削る。 第３号様式中「第９条及び第３８条関係」を「第１０条及び第３７条関係」に改め，同様式を第４号様式とし，同様式の次に次の２様式を加える。 | |
| 第５号様式（第１０条，第１９条及び第４１条関係） |
| 第６号様式（第１０条及び第４２条関係） |
| 第２号様式中「第９条，第１８条」を「第１０条」に改め，同様式を第３号様式とする。 第１号様式の次に次の１様式を加える。 | |
| 第２号様式(第１０条，第１４条及び第１６条関係) | |
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| 第９号様式中「第４２条関係」を「第４１条関係」に，「文書名」を「簿冊名」に改める。 第１１号様式を削る。 第１０号様式中「第４３条関係」を「第４４条関係」に改め，同様式を第１１号様式とし，第９号様式の次に次の１様式を加える。 |
| 第１０号様式（第４３条関係） |
| 第１２号様式中「第４６条関係」を「第４７条関係」に改める。 |
| 附 則 | |
| （施行期日） | |
| １ | この訓令は，平成14年10月1日から施行する。 |
| （適用区分） | |
| ２ | この訓令による改正後の京都市公文書取扱規程第19条の規定は，平成14年10月1日以後に収受した文書並びに同日以後に作成された決定書及び供覧書について，適用する。 |
| （経過措置） | |
| ３ | 従前の様式による用紙は，総務局総務部文書課長が認めるものに限り，当分の間，これを使用することができる。 |
| （関係訓令の一部改正） | |
| ４ | 京都市公印規程を次のように改める。 第７条第2項及び第４項中「京都市文書取扱規程」を「京都市公文書取扱規程」に改める。 |
| ５ | 京都市マイクロフィルム文書取扱規程を次のように改める。 第２条第２項中「京都市文書取扱規程」を「京都市公文書取扱規程」に改める。 第４条第１項中「第４３条第１項」を「第４４条第１項」に改め，「第４４条第３項」を「第４５条第３項」に改め，同条第３項中「第４３条第１項」を「第４４条第１項」に改める。 第１５条中「第４７条第１項及び第２項」を「第４８条第１項及び第３項」に改める。 |
| （総務局総務部文書課） |
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