| （目的） |
| 第 | 1条 この規則は，京都市情報公開条例第３７条の規定に基づき，公文書の分類，作成，保存及び廃棄に関する基準その他の公文書の管理に関し必要な事項を定めることにより，公文書の適正な管理を図ることを目的とする。 |
| （用語） |
| 第 | ２条 この規則において使用する用語は，京都市情報公開条例において使用する用語の例による。 |
| （公文書の管理の原則） |
| 第 | ３条 職員は，公文書を常に丁寧に取り扱うとともに，公文書に関する事務（以下「文書事務」という。）を正確かつ迅速に処理しなければならない。 |
| ２ | 職員は，公文書とそれ以外のものとを区別するとともに，常に公文書の所在を明確にしなければならない。 |
| （管理責任者） |
| 第 | ４条 文書事務の適正な管理を図るため，別に定めるところにより，実施機関における文書事務を統括する責任者を置くとともに，実施機関の所属ごとに文書事務を掌理する者（以下「文書主任」という。）を置くものとする。 |
| （到達した文書の処理） |
| 第 | ５条 本市に到達した文書は，速やかに収受及び配布その他の処理をしなければならない。 |
| （公文書の作成） |
| 第 | ６条 意思決定に当たっては，公文書を作成するものとする。ただし，処理に係る事案が特に軽易なものにあっては，この限りでない。 |
| ２ | 意思決定と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては，口頭により処理するものとし，事後速やかに公文書を作成するものとする。 |
| （分類及び整理） |
| 第 | ７条 文書主任は，事務及び事業の性質，内容等に応じ，別に定める基準に従い，公文書を系統的に分類し，及び整理しなければならない。 |
| （保存） |
| 第 | ８条 文書主任は，公文書を，その保存期間が経過するまでの間，適切に保存しなければならない。ただし，保存上支障があるときは，当該公文書に代えて，同一又は他の種類の媒体により，内容を同じくする公文書を作成し，保存するものとする。 |
| （保存期間） |
| 第 | ９条 公文書の保存期間は，別表の左欄に掲げる公文書の区分に応じ，それぞれ同表の右欄に掲げる期間を基準として別に定める。ただし，事務処理の必要上当該保存期間を延長することがある。 |
| ２ | 公文書の保存期間（１年未満のものを除く。）は，公文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の４月１日から起算する。 |
| （廃棄） |
| 第 | １０条 文書主任は，公文書の保存期間が経過した後に，当該公文書を廃棄するものとする。ただし，特別の理由があるときは，公文書の保存期間が経過する前に，当該公文書を廃棄することがある。 |
| （補則） |
| 第 | １１条 この規則において別に定めることとされている事項及びこの規則の施行に関し必要な事項は，実施機関が定める。 |
