○京都市会公印取扱要綱

◆制定  平成26年 4月 1日市会事務局長決定
◇改正  平成26年 6月 5日


(趣旨)
第1条 この要綱は、京都市会公印規程(以下「規程」という。)に定めるもののほか、京都市会の公印に関し必要な事項を定めるものとする。
(保管者)
第2条 規程第3条第1項に規定する公印保管者(以下「保管者」という。)は、保管者である旨を文書管理システム(京都市会公文書取扱要綱(以下「公文書要綱」という。)第2条第5号に規定する文書管理システムをいう。以下同じ。)に登録しなければならない。
2  保管者は、公印を盗難、不正使用等のないように厳重に保管するとともに、常に鮮明に押印できる状態にしておかなければならない。
3  保管者は、公印使用簿(第1号様式)を作成しなければならない。
(保管補助者)
第3条 保管者は、公印保管補助者(以下「保管補助者」という。)を定め、その職務を補助させることができる。
2  保管者は、保管補助者を定めたときは、直ちに文書管理システムにその旨を登録しなければならない。
3  保管補助者は、保管者の命を受け、公印の保管その他の公印に関する事務に従事する。
(押印手続)
第4条 公印を使用する者(以下「公印使用者」という。)は、文書管理システムを利用して意思決定を行ったときは、文書管理システムにより、公印を保管する所属に対して、公印の押印のための申請(以下「公印申請」という。)をしなければならない。
2  公印使用者は、押印を必要とする文書(以下「押印文書」という。)に係る次の各号に掲げる添付文書の種別に応じ、当該各号に掲げる文書を保管者又は保管補助者(以下「保管者等」という。)に提示しなければならない。
(1) 電磁的記録 押印文書
(2) 紙の文書 押印文書及び当該添付文書の付いた添付文書回議票(公文書要綱第4号様式に規定する添付文書回議票をいう。)又は紙決裁(公文書要綱第2条第8号に規定する紙決裁をいう。)の決定書
3  保管者等は、前項の規定により提示された押印文書と当該決定書とを照合し、押印を適当と認めたときは、公印申請が行われた決定書にあっては文書管理システムに承認の意思を登録し、その他の決定書にあっては公印使用者に公印使用簿及び当該決定書に必要な事項を記入させたうえ、自ら押印しなければならない。
4  前項の規定にかかわらず、市会事務局総務課長がやむを得ないと認めるときは、保管者等は、保管者が指定する場所において保管者等の視認の下に、公印使用者に押印させることができる。
(印影の印刷)
第5条 規程第4条の規定により公印の印影を印刷しようとする責任者(この項の規定による決定について公文書要綱の規定により起案責任者となる者をいう。次項において同じ。)は、市会事務局総務課長(以下「総務課長」という。)に合議したうえ、議長の決定を受けなければならない。
2  公印の印影を印刷した責任者は、印刷に使用した印影及び原版を直ちに廃棄するとともに、公印の印影を印刷した文書を厳重に保管しなければならない。
3  公印の印影を印刷に使用するため、電子計算機を使用して磁気ディスクその他これに類する記録媒体(以下「磁気ディスク等」という。)に公印の印影を記録しようとする責任者(この項の規程による決定について公文書要綱の規定により起案責任者となる者をいう。次項において同じ。)は、総務課長に合議したうえ、議長の決定を受けなければならない。
4  磁気ディスク等に公印の印影を記録した責任者は、記録に使用した印影を直ちに廃棄するとともに、磁気ディスク等に記録した公印の印影を使用する必要がなくなったときは、速やかに、総務課長に合議したうえ、議長の決定を受けて、当該公印の印影を消去しなければならない。
(新調、改刻及び廃止)
第6条 規程第5条の規定により、公印を新調し、改刻し、又は廃止しようとするときは、保管者は、告示し、文書管理システムに登録しなければならない。
(公印台帳)
第7条 保管者は、公印台帳(第2号様式)を備え、常に整理しておかなければならない。
(事故報告)
第8条 保管者は、公印の盗難、紛失その他の事故があったときは、直ちに議長に報告しなければならない。
(補則)
第9条 この要綱の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附 則
(施行期日)
この要綱は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(最終改正 平成26年6月5日市会事務局長決定)
この要綱は、平成26年6月6日から施行する。